PAYROLL-STUDIE 2026

Am häufigsten als starker Treiber identifiziert werden die Digitalisierung und Automatisierung. Die Mehrheit der Unternehmen sieht die Notwendigkeit, ihre Payroll-Prozesse in den nächsten Jahren deutlich stärker zu digitalisieren. Die Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Regulierung werden an zweiter Stelle als sehr starke Treiber genannt. Damit wird deutlich, dass die Payroll zunehmen im Fokus von Regulatorik und Prüfungen steht. Fehler in der Entgeltabrechnung sind nicht nur operativ teuer, sondern bergen rechtliche und reputative Risiken. Dementsprechend ist der Druck hoch, Prozesse revisionssicher und regelkonform auszugestalten. Unmittelbar dahinter folgen auf Platz drei Kostendruck und Effizienzanforderungen, die ebenfalls von den Befragten als sehr starker Treiber eingestuft werden. Angesichts knapper Budgets und steigender Lohn‑ und IT‑Kosten gewinnen skalierbare, standardisierte Payroll‑Modelle massiv an Bedeutung.

Gefragt nach den Bereichen, in denen sie durch KI den größten operativen Beitrag erwarten, nennen 87 Prozent die Prozessüberwachung und Fehlererkennung. Damit adressieren sie direkt die hohen Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Regulierung, die bereits als stärkster Veränderungstreiber identifiziert wurden.

Die hohen Erwartungen an KI in der Payroll spiegeln sich noch nicht in einer breiten operativen Nutzung wider. Die Herausforderung der nächsten Jahre wird darin bestehen, diese Pilot- und Inselanwendungen in ein tragfähiges Betriebsmodell zu überführen und den Bedenken der Unternehmen bezüglich Zuverlässigkeit, Datenschutz und Transparenz zu begegnen.

Der hohe Handlungsdruck und die großen Erwartungen an KI treffen in vielen Unternehmen auf eine Payroll-Landschaft, die noch nicht auf die Zukunft ausgelegt ist. Die Befragung zeigt sehr deutlich: Es hapert weniger am Bewusstsein für die anstehenden Veränderungen als an den technologischen und organisatorischen Grundlagen. Schaut man auf die einzelnen Dimensionen, wird schnell deutlich, woran es vor allem fehlt: An erster Stelle steht der Modernisierungsgrad der Systeme, gefolgt vom Einsatz innovativer Technologien.

Das Business Process Outsourcing der Payroll erweist sich in diesem Umfeld als wirksamer Umset-zungshebel: Unternehmen berichten vor allem von Fortschritten bei der Systemmodernisierung, der Entlastung vom Fachkräftedruck und der Professionalisierung von Prozessen. Dennoch verdeutlicht die Tatsache, dass lediglich ein Viertel der Unternehmen Business Process Outsourcing der Payroll nutzt, dass die Potenziale oftmals nicht erkannt oder bekannt sind. Hier besteht noch erheblicher Bedarf, um die Integration und breitere Anwendung davon zu fördern und dessen Chancen zur zukunftssicheren Aufstellung der Payroll zu realisieren.