Was ist das Scannen von Dokumenten?

Was ist Dokumentenscanning?

Beim Dokumentenscanning werden physische Dokumente in digitale Dateien umgewandelt, die elektronisch gespeichert, durchsucht, geteilt und abgerufen werden können.

Im einfachsten Fall bedeutet dies die Erstellung eines digitalen Abbilds eines Papierdokuments. Für Unternehmen, die große Dokumentenmengen verarbeiten oder Dokumente zur Auslösung betrieblicher Abläufe nutzen, ist das Scannen jedoch meist nur der erste Schritt.

Eine Lösung für das Dokumentenscanning kann zudem folgende Funktionen umfassen:

• Klassifizierung von Dokumenten nach Art oder Zweck;
• Einsatz von OCR zur Erkennung gedruckter Texte;
• Extraktion relevanter Informationen;
• Erstellung von Metadaten und Indizes für das spätere Wiederauffinden;
• Validierung der erfassten Informationen;
• Weiterleitung der Dokumente an das entsprechende System, den Workflow oder das Archiv; sowie
• Durchführung von Qualitätskontrollen, bevor die Informationen für die weitere Verarbeitung freigegeben werden.

Das jeweilige Ziel bestimmt, wie komplex der Scanprozess gestaltet sein muss. Die Digitalisierung eines Archivs für den gelegentlichen Abruf stellt andere Anforderungen als die Erfassung eingehender Schadensmeldungen oder Anträge, die einen Geschäftsprozess auslösen sollen.

Dokumentenscan vs. Dokumentendigitalisierung

Die Begriffe „Dokumentenscan“ und „Dokumentendigitalisierung“ werden oft synonym verwendet, können jedoch unterschiedliche Stufen der Transformation beschreiben.

Beim Dokumentenscan wird eine digitale Abbildung eines physischen Dokuments erstellt.

Die Dokumentendigitalisierung ist umfassender. Sie kann sowohl das Scannen als auch die Umwandlung des Dokuments und der darin enthaltenen Informationen in eine Form beinhalten, die durchsucht, klassifiziert, verarbeitet oder in digitale Arbeitsabläufe integriert werden kann.

Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn es um die Bewertung von Dienstleistern für Dokumentendigitalisierung oder Scan-Anbietern geht. Für ein Archiv mag die Erstellung eines hochwertigen digitalen Abbilds ausreichen. Dies genügt jedoch möglicherweise nicht, wenn Mitarbeiter oder Geschäftssysteme mit den im Dokument enthaltenen Informationen arbeiten müssen.

Welche Rolle spielen OCR und die Dokumentenindizierung?

OCR (Optical Character Recognition – optische Zeichenerkennung) wandelt Text in gescannten Dokumenten in maschinenlesbaren Text um. Dadurch werden Dokumente durchsuchbar, und Informationen lassen sich für die Weiterverarbeitung extrahieren.

Die Dokumentenindizierung organisiert gescannte Dokumente anhand von Informationen wie Dokumententyp, Kundennummer, Datum, Aktenzeichen oder sonstigen Metadaten. Ein Index ermöglicht es Benutzern und Systemen, das richtige Dokument zu finden, ohne digitale Dateien manuell durchsuchen zu müssen.

Dienstleistungen für das Scannen und Indizieren von Dokumenten adressieren somit zwei miteinander verknüpfte Aufgaben: die Umwandlung physischer Dokumente sowie die Erleichterung des Auffindens und der Nutzung der daraus resultierenden digitalen Informationen.

Wie funktioniert das Scannen von Dokumenten?

Der genaue Ablauf hängt von der Art des Dokuments, dem Volumen und den geschäftlichen Anforderungen ab, doch ein typischer Workflow beim Scannen von Dokumenten umfasst mehrere Phasen.

1. Dokumentenvorbereitung

Papierdokumente werden für den Scanvorgang vorbereitet. Je nach Material kann dies das Sortieren der Dokumente, das Entfernen von Heftklammern oder Bindungen sowie die Identifizierung verschiedener Dokumenten- oder Chargentypen umfassen.

2. Scannen und Bilderfassung

Die Dokumente werden gescannt und in ein geeignetes digitales Format umgewandelt.

3. Klassifizierung und Indexierung

Die Dokumente werden identifiziert und kategorisiert. Es können Metadaten hinzugefügt werden, damit die Dokumente später aufgefunden, abgerufen und dem richtigen Kunden, Vorgang oder Geschäftsprozess zugeordnet werden können.

4. OCR und Datenextraktion

Wenn Informationen aus dem Dokument benötigt werden, können OCR-Verfahren oder fortschrittlichere Technologien zur Dokumentenverarbeitung den Text erkennen und relevante Datenfelder extrahieren.

5. Validierung und Qualitätskontrolle

Die erfassten Dokumente und Daten können anhand definierter Regeln oder vorhandener Informationen überprüft werden; bei Bedarf erfolgt zudem eine manuelle Kontrolle.

6.  Verteilung, Workflow oder Speicherung

Die resultierenden Dokumente und Informationen können anschließend an ein Archiv, eine Abteilung, einen Workflow oder ein Geschäftssystem weitergeleitet werden.

Dieser letzte Schritt ist entscheidend. Bei der Planung eines Scanprojekts sollte es nicht nur darum gehen, Papier durch einen Scanner zu befördern. Vielmehr sollte der Prozess damit beginnen, was das Unternehmen im Anschluss mit dem Dokument und den darin enthaltenen Informationen tun muss.

Warum ist das Scannen von Dokumenten in einem digitalen Unternehmen weiterhin wichtig?

Das Scannen von Dokumenten ist eine ausgereifte Technologie. Doch das geschäftliche Problem, das damit gelöst wird, ist nicht zwangsläufig verschwunden.

Unternehmen können über hochgradig digitale Abläufe verfügen und dennoch an bestimmten Prozesspunkten auf physische Dokumente angewiesen sein. Zudem können sie über Papierunterlagen aus Jahren oder Jahrzehnten verfügen, die für den Geschäftsbetrieb oder aus rechtlichen Gründen weiterhin relevant sind.

Verschiedene Faktoren können das Scannen von Geschäftsdokumenten wieder auf die Agenda bringen.

Papier kann zu einem digitalen Engpass führen

Ein Prozess mag zwar digital ablaufen, sobald die Informationen in ein Unternehmenssystem gelangt sind, doch die Schritte davor erfolgen oft noch manuell.

Wenn Mitarbeiter Dokumente öffnen, sortieren, scannen, identifizieren, erfassen und weiterleiten müssen, bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann, wird der Dokumenteneingang zum Engpass für alle nachgelagerten Schritte.

Die Digitalisierung dieses Eingangspunkts kann die Abhängigkeit eines digitalen Prozesses von der physischen Handhabung verringern.

Digitaler Zugriff ist bei verteilter Arbeitsweise entscheidend

Papierunterlagen sind an einen physischen Standort gebunden. Digitale Dokumente hingegen lassen sich für berechtigte Nutzer verfügbar machen – unabhängig davon, wo das Originaldokument aufbewahrt wird.

Dies ist besonders wichtig, wenn Teams, Funktionsbereiche und Betriebsabläufe auf verschiedene Standorte verteilt sind.

Die Arbeit mit Altarchiven bleibt kostspielig

Historische Papierunterlagen erfordern nicht nur physischen Lagerraum, sondern auch manuelle Aufwände für das Abrufen, den Transport, die Wiedereinordnung und die Verwaltung.

Scannen bedeutet nicht automatisch, dass jedes Archiv digitalisiert werden muss. Doch dort, wo regelmäßig auf Unterlagen zugegriffen wird oder die physische Bereitstellung den Betriebsablauf erheblich behindert, kann die Digitalisierung die Art und Weise der Nutzung dieser Unterlagen grundlegend verändern.

Automatisierung setzt nutzbare Informationen voraus

Ein Scan macht ein Papierdokument zwar digital verfügbar, doch der Inhalt ist dadurch nicht zwangsläufig für andere Systeme nutzbar.

Wenn Unternehmen dokumentenbasierte Prozesse automatisieren wollen, müssen die Informationen oft zusätzlich klassifiziert, extrahiert, validiert und in strukturierte Daten umgewandelt werden.

Deshalb geht die Diskussion zunehmend über das reine Scannen hinaus und hin zur digitalen Dokumentenerfassung sowie zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.

Drei gängige Anwendungsfälle für das Scannen von Geschäftsdokumenten

Nicht alle Anforderungen an das Scannen von Dokumenten sind gleich. Das Verständnis des zugrundeliegenden Anwendungsfalls ist ein wichtiger erster Schritt bei der Evaluierung einer Lösung für das Dokumentenscannen.

1. Scannen des laufenden Posteingangs (Day-Forward-Scanning)

Beim sogenannten „Day-Forward-Scanning“ (oder der Erfassung eingehender Dokumente) werden neue Papierdokumente direkt bei ihrem Eingang im Unternehmen digitalisiert.

Beispiele hierfür sind Kundenkorrespondenz, Anträge, Unterlagen zu Schadensfällen, unterzeichnete Formulare, Rechnungen, KYC-Dokumente und rechtliche Mitteilungen.

Anstatt Papier durch das gesamte Unternehmen zu schleusen, können Dokumente direkt am Eingangspunkt erfasst und digital weitergeleitet werden.

Fortschrittlichere Arbeitsabläufe ermöglichen es, das Dokument zu klassifizieren, relevante Informationen zu erfassen und es direkt an das zuständige Team oder System zu übermitteln.

Das geschäftliche Ziel besteht also nicht zwangsläufig darin, jegliches Papier zu eliminieren. Vielmehr geht es darum zu verhindern, dass das Papierformat Tempo und Ort der nachfolgenden Prozesse bestimmt.

2. Scannen von Bestandsarchiven (Backfile-Scanning)

Beim sogenannten „Backfile-Scanning“ (oder der Rückerfassung) werden bestehende Papierarchive und historische Dokumentenbestände in digitale Datensätze umgewandelt.

Dies kann ein völlig anderes Unterfangen sein als das Scannen des laufenden Posteingangs. Solche Projekte können große Dokumentenmengen, unterschiedliche Dokumententypen, spezifische Anforderungen an die Indexierung und Aufbewahrungsfristen sowie Entscheidungen darüber umfassen, was digitalisiert werden soll – und was nicht.

Auch der potenzielle Nutzen unterscheidet sich.

Anstatt neue Arbeitsvorgänge zu beschleunigen, kann das Scannen von Bestandsarchiven die Abhängigkeit von physischen Archiven verringern und es autorisierten Mitarbeitern erleichtern, historische Informationen zu finden und abzurufen.

Für Unternehmen, die Lösungen für das Scannen und die Speicherung von Dokumenten in Betracht ziehen, stellt sich daher eine wichtige Frage: Geht es primär darum, den physischen Lagerbedarf zu reduzieren, oder darum, den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Informationen zu verbessern? Die Antwort darauf beeinflusst, wie die Dokumente indexiert und verarbeitet werden sollten.

3. Scannen auf Abruf (On-Demand-Scanning)

Die Digitalisierung eines gesamten Archivs ist nicht immer erforderlich.

Beim Scannen auf Abruf verbleiben physische Unterlagen so lange im Lager, bis ein Dokument angefordert wird. Die entsprechende Akte wird dann hervorgeholt, gescannt und digital bereitgestellt.

Dies kann eine Alternative darstellen, wenn eine vollständige Digitalisierung des Bestandsarchivs in keinem Verhältnis zur tatsächlichen Nutzungshäufigkeit der Unterlagen stünde.

Der richtige Ansatz kann auch eine Kombination verschiedener Modelle sein: Häufig genutzte Unterlagen werden digitalisiert, neue Dokumente direkt bei Eingang gescannt und selten benötigtes historisches Material für eine spätere Erfassung auf Abruf aufbewahrt.

Vom gescannten Dokument zu nutzbaren Daten

Eine der wichtigsten Unterscheidungen bei der modernen Dokumentenerfassung ist der Unterschied zwischen der Digitalisierung eines Dokuments und der Digitalisierung der darin enthaltenen Informationen.

Betrachten wir dazu drei Beispiele:

Eine Lieferantenrechnung kann eine Rechnungsnummer, einen Betrag, ein Datum, Angaben zur Mehrwertsteuer sowie einen Bestellbezug enthalten. Diese Informationen sind zwar relativ strukturiert, ihre Position auf dem Dokument kann jedoch je nach Lieferant variieren.

Ein Vertrag enthält Vertragsparteien, Daten, Klauseln und Verpflichtungen, die in längere Textpassagen eingebettet sind.

Ein Kundenfall kann aus einem Formular, Korrespondenz, Belegen und Anhängen bestehen, die erkannt und demselben Vorgang zugeordnet werden müssen.

Durch das Scannen entstehen digitale Versionen dieser Dokumente. Eine Weiterverarbeitung ist erforderlich, wenn ein System die Inhalte verstehen oder darauf basierend Aktionen ausführen soll.

Hier kommen Technologien und Verfahren wie OCR, Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion, Indizierung und Validierung ins Spiel.

Ein fortgeschrittener Workflow zur Dokumentenerfassung kann daher verschiedene Stufen durchlaufen:

Papier → digitales Dokument → durchsuchbare Informationen → extrahierte Daten → validierte Daten → Geschäftsprozess

Nicht jede Organisation benötigt alle Stufen. Die passende Lösung hängt davon ab, welche Schritte nach der Erfassung folgen sollen.

Wie verändern KI und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) den Scanprozess?

Schon lange ermöglicht OCR Unternehmen das Erkennen von Text in gescannten Dokumenten. Die intelligente Dokumentenverarbeitung – kurz IDP – geht darüber hinaus, indem sie die Dokumentenerfassung mit Funktionen wie Klassifizierung, Extraktion und Validierung kombiniert.

Dies ist besonders dann relevant, wenn Dokumente unstrukturiert sind oder sich in ihrem Layout stark unterscheiden.

Dabei geht es nicht darum, den Scanprozess um der KI willen mit künstlicher Intelligenz anzureichern. Ziel ist es vielmehr, den manuellen Aufwand zwischen dem Dokumenteneingang und der Bereitstellung der Informationen für den nachfolgenden Geschäftsprozess zu reduzieren.

KI-basierte Dokumententechnologien entwickeln sich stetig weiter; dazu gehören auch Ansätze, die komplexere Inhalte interpretieren und mehr Schritte innerhalb der Dokumentenverarbeitungs-Workflows unterstützen können.

Für Anwender ist jedoch nicht die Bezeichnung der Technologie entscheidend, sondern das Ergebnis. Eine sinnvolle Frage lautet: Welche Schritte erfordern nach wie vor menschliches Eingreifen – und warum?

Bei einigen Prozessen bleibt eine menschliche Validierung sinnvoll – etwa aufgrund der Dokumentenqualität, möglicher Mehrdeutigkeiten, regulatorischer Vorgaben oder der Konsequenzen einer Fehlentscheidung.

Sollte die Dokumentenscan-Aufgabe ausgelagert oder intern abgewickelt werden?

Für Unternehmen mit einem hohen Dokumentenaufkommen stellt sich beim Scannen irgendwann die Frage: Eigenleistung oder Fremdvergabe („Make-or-Buy“)?

Der Betrieb einer internen Lösung bietet zwar direkte Kontrolle, erfordert jedoch auch entsprechende Scan-Hardware, Software, Wartung, Räumlichkeiten, geschultes Personal, Qualitätssicherungsprozesse, Sicherheitsvorkehrungen sowie Kapazitäten zur Bewältigung schwankender Volumina.

Externe Dienstleister für das Dokumentenscannen bieten eine Alternative, bei der einige oder alle dieser Aufgaben von einem spezialisierten Anbieter übernommen werden.

Es gibt hierfür keine pauschale Antwort. Die Entscheidung sollte sich am Dokumentenaufkommen, an den Prozessanforderungen, der vorhandenen Infrastruktur, dem Risikoprofil sowie der langfristigen Digitalisierungsstrategie des Unternehmens orientieren.

Folgende Fragen sind dabei von Bedeutung:

• Ist das Dokumentenaufkommen stabil, rückläufig oder stark schwankend?
• Steht die vorhandene Scan-Ausrüstung vor einer Erneuerung?
• Wie viel manuelle Arbeit fällt vor und nach dem Scanvorgang an?
• Werden die Dokumente in nachgelagerten Prozessen sofort benötigt?
• Verfügt das Unternehmen intern über Fachwissen im Bereich Scannen und Dokumentenverarbeitung?
• Welche Anforderungen gelten in Bezug auf Sicherheit, Aufbewahrungsfristen und Compliance?
• Würde das Outsourcing lediglich den Scanbedarf decken oder ließen sich dadurch auch weitere manuelle Arbeitsschritte einsparen?
• Wie wichtig ist die Fähigkeit, die Kapazitäten bei schwankendem Aufkommen flexibel anzupassen?

Gerade der letzte Punkt kann entscheidend sein. Ein Unternehmen benötigt im Zeitverlauf möglicherweise weniger Kapazität für die Papierverarbeitung, ist aber dennoch auf einen zuverlässigen Service bei Spitzenbelastungen angewiesen. Dies erschwert die Bewertung fortlaufender Investitionen in eine feste interne Infrastruktur.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Dienstleisters für die Dokumentenscan-Digitalisierung achten?

Der Vergleich von Anbietern für die Dokumentendigitalisierung umfasst mehr als nur die Gegenüberstellung von Scantechnik oder Seitenpreisen.

Die entscheidenden Kriterien hängen zwar von den jeweiligen Geschäftsprozessen ab, doch einige Aspekte verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Service-Level und Skalierbarkeit

Berücksichtigen Sie die erforderlichen Bearbeitungszeiten, die Verfügbarkeit, die Genauigkeit, die Transparenz sowie die Fähigkeit des Anbieters, auf schwankende Auftragsvolumina zu reagieren.

Relevante Erfahrung

Der Anbieter sollte mit den betreffenden Dokumentenarten und Prozessen vertraut sein – insbesondere dann, wenn es sich um komplexe, sensible oder branchenspezifische Aufgaben handelt.

Qualitätskontrolle

Informieren Sie sich darüber, wie die Bild- und Datenqualität überprüft wird und wann eine manuelle Validierung erfolgt. Ein höherer Automatisierungsgrad darf nicht zulasten der für den Prozess erforderlichen Genauigkeit gehen.

Sicherheit und Compliance

Bei der Dokumentendigitalisierung können vertrauliche Informationen zu Geschäftsabläufen, Mitarbeitern oder Kunden verarbeitet werden. Sicherheitsmaßnahmen, Zugriffsmanagement, Revisionssicherheit, regulatorische Anforderungen und die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (Business Continuity) sollten daher in die Bewertung des Anbieters einfließen.

Funktionen zur Dokumentenverarbeitung

Betrachten Sie auch die Schritte, die auf den Scanvorgang folgen. Unterstützt die Lösung Funktionen wie Klassifizierung, Indexierung, OCR, Datenextraktion und Validierung sowie die Integration in die Systeme, die auf die Informationen zugreifen müssen?

Zukunftsfähigkeit

Ein heutiger Bedarf an Scan-Dienstleistungen kann sich morgen zu einem umfassenderen Bedarf an Dokumentenverarbeitung entwickeln. Unternehmen sollten prüfen, ob ein Anbieter diese Weiterentwicklung unterstützen kann, anstatt sich lediglich auf die Optimierung des aktuellen physischen Scanvorgangs zu konzentrieren.

Wie SPS bei der Dokumentenscannung und -digitalisierung unterstützt

SPS unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumenten und bei dokumentenbasierten Geschäftsprozessen – einschließlich der Erfassung, Klassifizierung, Validierung und Verarbeitung strukturierter sowie unstrukturierter Informationen.

Je nach geschäftlichen Anforderungen kann die Dokumentenerfassung Teil eines umfassenderen Prozesses sein, in dem Informationen extrahiert, angereichert und validiert sowie mit nachgelagerten Geschäftsabläufen verknüpft werden.

Dies ermöglicht es Unternehmen, die Dokumentenscannung nicht als isolierte Technologieentscheidung zu betrachten, sondern als Teil der übergeordneten Frage, wie Informationen in das Unternehmen gelangen, dort weitergeleitet und unternehmensweit nutzbar gemacht werden.

Unternehmen, die ihre Anforderungen an den Dokumenteneingang und die -verarbeitung prüfen, können sich über die „Intelligent Document Processing“-Services von SPS informieren, um zu verstehen, wie sich die Dokumentenerfassung in umfassendere Ziele der Automatisierung und Prozessoptimierung einfügt.