Ihr Archiv wächst. Ihre Ressourcen nicht.
Physische Archive binden Platz, verursachen Kosten und erschweren den schnellen Zugriff auf geschäftskritische Informationen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance, Sicherheit und Verfügbarkeit von Dokumenten.
SPS übernimmt das vollständige Management Ihres Archivs – von der sicheren Einlagerung über die Aktenlogistik bis zur On-Demand-Digitalisierung.
Die Herausforderung
Warum stossen interne Archive an ihre Grenzen?
Viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen verwalten über Jahre oder Jahrzehnte gewachsene Papierbestände. Dadurch entstehen Herausforderungen, die den Arbeitsalltag zunehmend erschweren:
- Platzmangel und steigende Kosten für Infrastruktur, Verwaltung und Personal
- Langsame Informationsbeschaffung durch manuelle Prozesse
- Hohe Compliance- und Sicherheitsanforderungen wie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Schutz sensibler Informationen
- Historische und komplexe Dokumentenbestände mit unterschiedlichsten Dokumententypen und Formate sowie fragilen oder grossformatige Unterlagen
- Zunehmender Digitalisierungsdruck
Ganzheitliches Archiv Management aus einer Hand
SPS übernimmt sämtliche Prozesse rund um Ihr physisches Archiv und schafft die Grundlage für einen kontrollierten Übergang in die digitale Welt.
Sichere Archivierung
Wir lagern Ihre Dokumente in speziell gesicherten Archivstandorten mit kontrollierten Umweltbedingungen und umfassenden Sicherheitsmassnahmen.
Übernahme und Transport
Wir übernehmen die sichere Abholung Ihrer Aktenbestände, erfassen und inventarisieren sämtliche Dokumente, gewährleisten deren lückenloses Tracking während des Transports und sorgen für eine strukturierte sowie revisionssichere Einlagerung.
Aktenmanagement und Logistik
Benötigte Akten stellen wir auf Abruf bereit, organisieren die effiziente Aus- und Wiedereinlagerung, dokumentieren jeden Bearbeitungsschritt nachvollziehbar und schaffen durch transparente Prozesse jederzeit volle Transparenz über Ihre Archivbestände.
On-Demand-Digitalisierung
Dokumente werden genau dann digitalisiert, wenn sie benötigt werden. Dadurch erhalten Sie schnellen Zugriff auf Informationen, ohne sofort den gesamten Bestand digitalisieren zu müssen.
Massendigitalisierung
Für Bestände mit hohem Nutzungsgrad übernimmt SPS auch die vollständige Digitalisierung grosser Archivbestände.
Indexierung und Metadatenmanagement
SPS strukturiert Ihre Dokumente systematisch, erfasst wichtige Metadaten und schafft damit die Grundlage für eine schnelle Suche sowie den sicheren Zugriff auf relevante Informationen.
Betrieb digitaler Archive
Durch sichere Datenübertragungen, den schnellen Zugriff auf digitale Dokumente und die nahtlose Einbindung in digitale Workflows schaffen wir die Grundlage für effiziente Prozesse und eine nachhaltige Informationsverfügbarkeit.
Case Study: Stadt Zürich
Mit der Auslagerung ihres umfangreichen Bestandsarchivs an SPS setzt die Stadt Zürich auf eine ganzheitliche Archivlösung. SPS verantwortet die physische Archivbewirtschaftung sowie die On-Demand-Digitalisierung von mehr als 300.000 Aktenbeständen mit rund 15 Millionen Seiten. Das Ergebnis sind effiziente, zukunftssichere Archivprozesse und ein schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen für alle Nutzer.
Case Study
Verwaltung und Digitalisierung des Bestandsarchivs der Stadt Zürich
Ganzheitliche Archivlösung mit Mehrwert für alle Beteiligten
Ist unser Archiv Management die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?
Unsere Archivmanagement-Lösungen eignen sich für alle Organisationen, die grosse Mengen physischer Dokumente sicher, effizient und gesetzeskonform verwalten müssen. Dazu zählen öffentliche Verwaltungen ebenso wie Unternehmen aus der Finanzbranche, dem Gesundheitswesen, der Industrie, der Bau- und Immobilienwirtschaft sowie der Energieversorgung. Auch Kanzleien, Notariate und andere dokumentenintensive Organisationen profitieren von professionell ausgelagerten Archivprozessen.
Ihre Mehrwerte von Archiv Management mit SPS
Warum Unternehmen ihr Archiv an SPS auslagern:
Mehr Platz für Ihr Kerngeschäft: Archivflächen werden frei und können produktiver genutzt werden.
Weniger Verwaltungsaufwand: Ihre Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit der Suche, Verwaltung und Bereitstellung von Akten.
Höhere Sicherheit: Professionelle Archivumgebungen schützen Dokumente vor Verlust, Beschädigung und unbefugtem Zugriff.
Schnellerer Zugriff auf Informationen: Benötigte Dokumente stehen innerhalb kurzer Zeit physisch oder digital zur Verfügung.
Skalierbarkeit: Ob einige Tausend oder mehrere Millionen Dokumente – die Lösung wächst mit Ihrem Bedarf.
Compliance und Nachvollziehbarkeit: Klare Prozesse und lückenlose Dokumentation unterstützen regulatorische Anforderungen.
Schrittweise Digitalisierung: On-Demand-Digitalisierung ermöglicht eine wirtschaftliche Transformation ohne Grossprojekt.
Zukunftssicherheit: Physische Dokumente bleiben geschützt, während gleichzeitig digitale Informationszugänge geschaffen werden.
Machen Sie aus Ihrem Archiv einen strategischen Informationsbestand
Machen Sie aus Ihrem Archiv einen strategischen Informationsbestand
Ob öffentliche Verwaltung, Finanzdienstleister, Gesundheitswesen oder Industrie: SPS unterstützt Sie dabei, physische Archive sicher, effizient und zukunftssicher zu verwalten.
Lassen Sie uns gemeinsam die passende Archivstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln.