Ihr Archiv wächst. Ihre Ressourcen nicht.
Physische Archive binden Platz, verursachen Kosten und erschweren den schnellen Zugriff auf geschäftskritische Informationen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance, Sicherheit und Verfügbarkeit von Dokumenten.
SPS übernimmt das vollständige Management Ihres Archivs – von der sicheren Einlagerung über die Aktenlogistik bis zur On-Demand-Digitalisierung.
Die Herausforderung
Warum stossen interne Archive an ihre Grenzen?
Viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen verwalten über Jahre oder Jahrzehnte gewachsene Papierbestände. Dadurch entstehen Herausforderungen, die den Arbeitsalltag zunehmend erschweren:
Historisch gewachsene Dokumentenbestände binden wertvolle Ressourcen, verzögern den Zugriff auf Informationen und erschweren die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sowie die digitale Transformation.
Ganzheitliches Archiv Management aus einer Hand
SPS übernimmt sämtliche Prozesse rund um Ihr physisches Archiv und schafft die Grundlage für einen kontrollierten Übergang in die digitale Welt.
SICHERE ARCHIVIERUNG MIT ABHOLUNG UND TRANSPORT
Wir übernehmen die sichere Abholung Ihrer Aktenbestände und lagern Ihre Dokumente in speziell gesicherten Archivstandorten mit kontrollierten Umweltbedingungen und umfassenden Sicherheitsmassnahmen ein.
Aktenmanagement und Logistik
SPS strukturiert Ihre Dokumente systematisch und erfasst die wichtigsten Informationen. So können Akten schnell gefunden und bei Bedarf bereitgestellt werden. Alle Vorgänge, von Aus- bis Wiedereinlagerung, werden nachvollziehbar dokumentiert und sorgen für volle Transparenz im Archiv.
ON-DEMAND ODER MASSENDIGITALISIERUNG
Dokumente werden genau dann digitalisiert, wenn sie benötigt werden. Dadurch erhalten Sie schnellen Zugriff auf Informationen, ohne sofort den gesamten Bestand digitalisieren zu müssen.
Für Bestände mit hohem Nutzungsgrad übernimmt SPS auch die vollständige Digitalisierung grosser Archivbestände.
Betrieb digitaler Archive
Durch sichere Datenübertragungen, den schnellen Zugriff auf digitale Dokumente und die nahtlose Einbindung in digitale Workflows schaffen wir die Grundlage für effiziente Prozesse und eine nachhaltige Informationsverfügbarkeit.
Case Study: Stadt Zürich
Mit der Auslagerung ihres umfangreichen Bestandsarchivs an SPS setzt die Stadt Zürich auf eine ganzheitliche Archivlösung. SPS verantwortet die physische Archivbewirtschaftung sowie die On-Demand-Digitalisierung von mehr als 300.000 Aktenbeständen mit rund 15 Millionen Seiten. Das Ergebnis sind effiziente, zukunftssichere Archivprozesse und ein schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf relevante Informationen für alle Nutzer.
Case Study
Verwaltung und Digitalisierung des Bestandsarchivs der Stadt Zürich
Ganzheitliche Archivlösung mit Mehrwert für alle Beteiligten
Ist unser Archiv Management die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?
Unsere Archivmanagement-Lösungen eignen sich für alle Organisationen, die grosse Mengen physischer Dokumente sicher, effizient und gesetzeskonform verwalten müssen. Zu unseren Kunden zählen daher insbesondere öffentliche Verwaltungen ebenso wie Unternehmen aus der Finanzbranche, dem Gesundheitswesen, der Industrie, der Bau- und Immobilienwirtschaft sowie der Energieversorgung. Auch Kanzleien, Notariate und andere dokumentenintensive Organisationen profitieren von unseren professionell ausgelagerten Archivprozessen.
Ihre Mehrwerte von Archiv Management mit SPS
Warum Unternehmen ihr Archiv an SPS auslagern:
Schnellerer Zugriff auf Informationen: Benötigte Dokumente stehen innerhalb kurzer Zeit physisch oder digital zur Verfügung.
Schrittweise Digitalisierung: On-Demand-Digitalisierung ermöglicht eine wirtschaftliche Transformation ohne Grossprojekt.
Weniger Verwaltungsaufwand resultiert in deutlichen Kosteneinsparungen: Ihre Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit der Suche, Verwaltung und Bereitstellung von Akten.
Mehr Platz für Ihr Kerngeschäft: Archivflächen werden frei und können produktiver genutzt werden.
Höhere Compliance und Sicherheit: Klare Prozesse und lückenlose Dokumentation unterstützen regulatorische Anforderungen.
Weiterführende Unterlagen
Broschüre
Enterprise Workplace Solutions
Hybrid Workforce Experience, Office Logistik und Enterprise Business Support
Broschüre
SPS Connected Workplace Broschüre
Mitarbeitende von heute erwarten mehr digitale Vernetzung als je zuvor. Ihr Arbeitsplatz soll sich wie ein Fortschritt anfühlen – nicht wie ein Rückschritt.
Fact sheet
Digitalisierung von Bestandarchiven
Effiziente Verwaltung und hohe Auskunftsbreitsschaft
Effiziente Verwaltung und hohe Auskunftsbreitsschaft
Case Study
Globale Rückversicherungsgesellschaft
Revolutionäre Mailroom-Optimierung: 30% Kosteneinsparung, 500.000 Sendungen pro Jahr, gesteigerte Effizienz
Machen Sie aus Ihrem Archiv einen strategischen Informationsbestand
Machen Sie aus Ihrem Archiv einen strategischen Informationsbestand
Ob öffentliche Verwaltung, Finanzdienstleister, Gesundheitswesen oder Industrie: SPS unterstützt Sie dabei, physische Archive sicher, effizient und zukunftssicher zu verwalten.
Lassen Sie uns gemeinsam die passende Archivstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln.