AKTEN NEU DENKEN: DIE ZUKUNFT DES INFORMATIONSMANAGEMENTS

TRANSKRIPT

Moderator: Hallo und herzlich willkommen zu Power of Possibility, dem Podcast, in dem wir uns mit intelligenten, zukunftsweisenden Strategien beschäftigen, die Unternehmen helfen, zu wachsen und an der Spitze zu bleiben. Heute befassen wir uns also mit einem Thema, das nicht immer im Rampenlicht steht, aber eine große Rolle für die Arbeitsweise von Unternehmen spielt: das Records Management. Und nein, wir reden nicht mehr nur über Akten in Kisten. 

Wir gehen der Frage nach, warum so viele Unternehmen auf die Digitalisierung drängen, was diesen Wandel vorantreibt und was ihm im Wege steht. Außerdem erfahren Sie, wie Unternehmen den Berg an digitalen Inhalten bewältigen, der sich täglich auftürmt, und wie sie sicherstellen können, dass sie nicht nur digitalen Müll aufbewahren, der in ihren Systemen verstaubt. Wir befassen uns auch mit den großen Fragen rund um Compliance, hybride Arbeit und wie KI und Automatisierung das Spiel verändern. 

Bei uns ist Shioban King. Sie ist Senior Consultant bei Metataxis. Hallo Shoban, wie geht es Ihnen? 

Siobhan King: Danke schön. Hallo, mir geht es gut, danke. 

Moderator: Und außerdem haben wir Keith Seymour bei uns. Er ist der Solution Director bei SPS. Wie geht es Ihnen, Keith? 

Keith Seymour: Sehr gut, Miguel. Ich danke Ihnen.  

Moderator: Es ist schön, Sie beide hier zu haben. Fangen wir also mit den Grundlagen an. Was verstehen wir unter Records Management? Ich nehme an, das ist viel mehr als nur Akten und Kisten in einem Lagerregal, oder?

Siobhan King: Auf jeden Fall. Für mich geht es bei der Verwaltung von Unterlagen darum, die Integrität und die Verwendbarkeit Ihrer Unterlagen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus den vorhandenen Ressourcen ziehen. Ich sage gerne, dass eine gute Archivverwaltung fast unsichtbar ist, aber eine schlechte Archivverwaltung ist eine offensichtliche Belastung. 

Moderator: Okay, sehen wir also eine Entwicklung hin zur Digitalisierung und was treibt diese voran und was sind die Hindernisse? 

Siobhan King: Ja, für mich ist die Digitalisierung wirklich ein Mittel zum Zweck. Es ist ein Mechanismus, um zu versuchen, alles in einem Format zusammenzufassen, denn viele Organisationen haben mit Unmengen von Papier zu tun. Und eines der großen Probleme, die man hat, wenn man Dinge in einem Papierformat hat, ist, dass man nicht darauf zugreifen kann.

Und ich denke, das ist etwas, das durch die Pandemie ganz deutlich geworden ist. Es besteht also ein Bedarf an Digitalisierung, um die Dinge besser zugänglich zu machen und die Möglichkeit zu haben, Dinge zu teilen und mobil auf Informationen zuzugreifen. So kann man von jedem Ort aus auf sie zugreifen. Aber es gibt noch einen anderen Aspekt, wenn man seine Unterlagen digitalisieren möchte, nämlich dass man alles an einem Ort verwalten möchte, anstatt sich einen Plan zu überlegen, wie man seine Papierunterlagen und dann einen weiteren Plan, wie man seine digitalen Unterlagen verwaltet.  

Die Digitalisierung bietet die Möglichkeit, Ihre Papierunterlagen in digitale Unterlagen umzuwandeln und sie in Ihre digitalen Systeme zu übertragen, die Sie für die Verwaltung Ihrer Unterlagen verwenden, und sie mit denselben Etiketten und Regeln zu versehen, so dass sie von Ihren Benutzern leicht gefunden werden können und daher gleichzeitig mit all Ihren digitalen Unterlagen berücksichtigt werden. Und, was noch wichtiger ist, Sie sind in der Lage, Ihre Compliance-Kontrollen auf die gleiche Art und Weise auf sie anzuwenden. Und ich denke, das ist einer der Punkte, bei denen die Dienstleistungen, die SPS anbietet, eine wirklich großartige Möglichkeit sind, mit den Dienstleistungen, die Metataxis anbietet, zu verzahnen, da wir es aus einer Governance-Perspektive betrachten und SPS es aus - ich spreche in Ihrem Namen, Keith - aber aus einer Implementierungsperspektive betrachtet.

Keith Seymour: Ja, absolut. Ich glaube, es gibt einen echten Trend zur Digitalisierung. Und ich denke, dass die meisten unserer Kunden jetzt wahrscheinlich digitale Strategien haben, die völlig zentral für ihre Agenda sind. Sie sind also viel offener für digitale Alternativen und für Dinge wie Post, Druck und Schallplatten, wie Sie schon sagten, als sie es noch vor fünf Jahren gewesen wären, denn all das spielt jetzt in die digitale Erfahrung für ihre eigenen Kunden hinein. Ich denke, was wir während der COVID-Pandemie vor fünf Jahren und den Schließungen der Büros gesehen haben, ist, dass die Kunden, die eine vorausschauende digitale Strategie hatten, viel besser damit zurechtkamen. Und dann waren sie diejenigen, die Notfallmaßnahmen ergriffen und sich an Plastiklösungen hielten. Und sie führen ihre Geschäfte auf die übliche Weise weiter und unterstützen ihre Kunden. Ich denke, dass die Digitalisierung heute in einer Weise als zentral für die Geschäftskontinuität angesehen wird, wie es möglicherweise vor nicht einmal fünf Jahren der Fall war. Aber ich denke, das Wichtigste ist, dass wir alle als Kunden viel anspruchsvoller sind, was die Digitalisierung angeht. Und das spiegelt sich dann auch in der Gesetzgebung wider.

Ein paar Beispiele dafür sind Dinge wie das Renten-Dashboard-Programm. Es besteht ein echter Druck auf die Rentenversicherungsträger, ihre Daten zu standardisieren und zu bereinigen, um sie mit diesem Programm in Einklang zu bringen, wozu sie gesetzlich verpflichtet sind. Und es ist natürlich viel einfacher, dies digital zu tun, als wenn man Lagerhäuser voller Papier, Bänder und Mikrofiches hat, und diese Art von traditionellen Methoden. 

Ein weiteres gutes Beispiel im Vereinigten Königreich ist der NHS, der sich wirklich anspruchsvolle Ziele gesetzt hat. Ich glaube, 90 % der Trusts sollten bis zu diesem Jahr digitale Patientenakten haben. Das bedeutete einen großen Schub bei der Einführung neuer Systeme und beim Scannen und anderen Dingen. Und ich denke, wenn sich die Menschen erst einmal daran gewöhnt haben, Dinge wie die NHS-App zu benutzen und Dinge wie ihre Krankengeschichte an einem Ort zu sehen, ja? Und all die Vorteile und die Bequemlichkeit, die die digitale Welt mit sich bringt, dann akzeptieren sie analoge Systeme, Systeme auf Papier und unzusammenhängende Systeme einfach viel weniger.

Siobhan King: Ja, und ich denke, der andere Teil Ihrer Frage, den Sie Miguel gestellt haben und den wir noch nicht angesprochen haben, betrifft die Hindernisse für die Digitalisierung. Und ich denke, dass eines der größten Hindernisse darin besteht, nicht zu verstehen, was man hat. Denn ehrlich gesagt, um auf das zurückzukommen, was du gesagt hast, Keith, über Raiders of the Lost Ark, und dass es Lagerhäuser und Lagerhäuser und Kisten und Kisten voller Papier gibt, kann man unmöglich alles digitalisieren. Man muss in der Lage sein zu verstehen, was man an externen Standorten hat, wie die Nutzungsmuster aussehen und welche Dinge die Leute am häufigsten benötigen, damit man Prioritäten setzen kann.

Und wenn Sie nicht verstehen, welche Arten von Aufzeichnungen Sie haben und wie diese vom Unternehmen genutzt werden, dann wird es Ihnen schwer fallen, einen Digitalisierungsprozess zu starten. Ich weiß, Keith, Sie haben Scan-on-Demand, selbst das wird Ihnen schwer fallen. 

Und das ist oft der erste Schritt, den wir unternehmen, wenn wir mit vielen unserer Kunden zusammenarbeiten, um ihr Informationsmanagement- oder Archivverwaltungsprogramm zu überprüfen. Das beginnt oft mit einer Bestandsaufnahme, um zu verstehen, wie die Aktenlandschaft aussieht, wie das Unternehmen die Akten nutzt und welche Geschäftsziele, Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigt werden müssen.

Moderator: BSie haben beide erwähnt, dass die Pandemien die Sichtweise der Kunden in Bezug auf die Digitalisierung und das Archivmanagement verändert haben. Aber ich würde gerne wissen, ob digitale Unterlagen heute in den Augen der Kunden den gleichen Stellenwert haben wie physische Unterlagen? 

Siobhan King: Okay, dazu habe ich eine ziemlich starke Meinung, denn ich muss sagen, dass unsere Kunden ihre Papierunterlagen und digitalen Unterlagen entweder gleich viel oder gar nicht wertschätzen. Wenn es also ein Problem mit ihren Papierunterlagen gibt, dann gibt es auch ein Problem mit den digitalen Unterlagen. Und ich glaube, der Grund dafür ist, dass sie Papierunterlagen und digitale Unterlagen nicht als Teil des gesamten Ökosystems betrachten.

Sie behandeln sie so, als ob es sich um völlig unterschiedliche Dinge handeln würde. Und diese Mentalität führt dazu, dass viele Dinge zwischen die Maschen fallen. Wir haben mit einem Kunden zusammengearbeitet, der z. B. digitale Aufzeichnungen erstellt, sie ausdruckt, in Kisten verpackt und dann an einen anderen Ort schickt.  

Wenn solche Dinge passieren, wird klar, warum die Mitarbeiter in der Organisation Dinge ausdrucken. Das liegt daran, dass sie nicht wissen, wie sie das digitale Aufzeichnungssystem nutzen können. Es gibt also eine große Lücke in der Verwaltung. Das ist nur ein Beispiel dafür, dass man viele Probleme bei der Verwaltung von Papier- und digitalen Unterlagen übersieht, wenn man sie nicht als Ganzes betrachtet. 

Keith Seymour: Ja, ich denke, das ist völlig richtig. Ich denke, dass das Format nicht wirklich den Wert widerspiegeln sollte, sie sind nicht wirklich miteinander verbunden. Aber es gibt Dinge, die die Menschen tun können, um den Wert, den sie digitalen und physischen Aufzeichnungen beimessen, sozusagen anzugleichen. Ein Beispiel ist die Zertifizierung nach dem britischen Standard BS 10008. Das ist der Standard für die rechtliche Zulässigkeit von elektronisch gespeicherten Informationen. Es handelt sich also um einen weltweit anerkannten Standard, der viel dazu beitragen kann, das Vertrauen in digitale Aufzeichnungen zu stärken.
 
Manchmal denken viele Leute, dass es bei BS 10000 um die Qualität des Bildes geht, um die Klarheit des Scans und die Art der Metadaten, die man mitnimmt. Aber darum geht es überhaupt nicht. Es geht wirklich um das Lebenszyklusmanagement eines digitalen Datensatzes und darum, dass man nachweisen kann, dass es sich um die beste und authentischste Version dieses bestimmten Datensatzes handelt, und dass es die einzige Version ist, und dass man diese Kontrollen durchführt.  

Wenn Sie diese Schritte und Maßnahmen ergreifen und solche Akkreditierungen einhalten, können Sie sich auf Ihre digitalen Aufzeichnungen genauso verlassen wie auf Ihre physischen Akten.  

Einige Dinge müssen jedoch physisch vorliegen. Es gibt Dinge wie Urkunden und bestimmte rechtliche Vereinbarungen und Dokumente, die in physischer Form vorliegen müssen, aber es sind wahrscheinlich weniger Dinge, die in physischer Form vorliegen müssen, als den Leuten bewusst ist, und es gibt wahrscheinlich mehr Möglichkeiten, die ihnen in digitaler Form offenstehen, als ihnen bewusst ist.

Siobhan King: Sie sprachen über den Digitalisierungsprozess und die Digitalisierung, den Standard für die rechtliche Zulässigkeit. Aber auch das Vertrauen in die Aufzeichnungssysteme, die Sie für die Verwaltung Ihrer digitalen Aufzeichnungen verwenden, muss gegeben sein. Auch hier gibt es Standards, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Systeme robust sind und dass Sie den Aufzeichnungen, die in diesen Systemen gespeichert sind, vertrauen können.

Es geht also um Dinge wie Prüfpfade, klare Berechtigungen in diesen Systemen und die Gewährleistung der Integrität der Aufzeichnungen, die in den Systemen gespeichert werden.
 

“Und wir haben sogar einen Begriff im Archivmanagement für einige der Dinge, die Sie haben. Wir nennen ihn ROT, was mir als Analogie für digitalen Müll sehr gut gefällt. ROT ist also eigentlich ein Akronym. R steht für redundant, O für obsolet und T für trivial. Und die Wahrheit ist, dass ein Großteil der Dinge, mit denen wir täglich zu tun haben, eigentlich ROT ist.

Eine gute Unternehmensführung in Form von Aufbewahrungsrichtlinien kann Ihnen dabei helfen, diese Dinge zu sichten und zu sagen: Das sind Dinge, die wir für eine bestimmte Zeit aufbewahren müssen, weil wir unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen oder unsere Rechte schützen müssen. Das sind die Dinge, die wir nicht aufbewahren müssen." - Siobhan King

Moderator: Ich möchte das Hauptthema ein wenig ändern und eine Idee wieder aufgreifen, die ich in der Einleitung erwähnt habe. Nun, laut den Daten aus den Berichten „Data Never Sleeps“ von Domo, einem Unternehmen für Cloud-Lösungen, wurden im Jahr 2022 jede Minute fast 6 Millionen Google-Suchen durchgeführt. 66.000 Fotos wurden auf Instagram hochgeladen, fast 350.000 Tweets wurden gepostet und sogar 230 Millionen E-Mails wurden versendet. Das ist das, was wir als digitalen Müll bezeichnen, der natürlich auch Unternehmen betrifft. Was ist mit diesem Thema? Wie kann eine Politik des Speicherns von allem zu einem Problem werden und wie kann man es lösen? 

Siobhan King: Okay, also ich muss sagen, dass dies eigentlich ein sehr altes Problem ist, das es schon lange gibt. Ich denke, das Problem ist, dass es exponentiell zunimmt, insbesondere mit dem Wachstum der künstlichen Intelligenz, die noch mehr und mehr Daten erfordert. Und ich muss Ihnen zustimmen, dass die Idee, alles zu speichern, problematisch ist.

Es ist nicht nur problematisch wegen der Kosten, über die wir in Bezug auf den Servicebereich sprechen, sondern es ist auch sehr schwierig für Sie, all diese Informationen zu verwalten und tatsächlich die Antworten zu bekommen, die Sie brauchen, wenn Sie nur versuchen, Ihre Arbeit zu erledigen. Wenn Sie so viele Informationen haben, dass das Verhältnis von Informationen zu Lärm für Ihre Mitarbeiter oder Kollegen einfach zu groß ist, dann wird das ihre Zeit und ihre Effizienz bei der Erledigung ihrer Arbeit beeinträchtigen.

Ich denke, es kommt auf das zurück, worüber wir sprachen, als wir über Papier und Digitales sprachen und darüber, den Wert der Aufzeichnungen zu verstehen, die Sie haben. Und es gibt einen Wert in Bezug auf die Aufbewahrung, in Bezug auf einige Dinge wie die Urkunden, über die wir gesprochen haben, die einen langfristigen Wert haben. Bestimmte Aufzeichnungen müssen Sie aufbewahren, weil sie die Rechte Ihrer Organisation belegen, oder sie beweisen, dass Sie gesetzliche Verpflichtungen erfüllt haben, oder sie beweisen, dass Sie die Compliance-Vorschriften eingehalten haben. Es gibt aber auch Aufzeichnungen, die nur von sehr, sehr kurzfristigem Wert sind.

Viele der Materialien, von denen Sie im Bericht über den Datenmüll gesprochen haben, sind flüchtig, weil sie sich oft auf Ihre Marketingaktivitäten und andere Dinge beziehen, die Sie nur für eine sehr kurze Zeit aufbewahren müssen. 
In der Archivverwaltung gibt es sogar einen Begriff für solche Dinge. Wir nennen ihn ROT, was mir als Analogie für digitalen Müll sehr gut gefällt. ROT ist also eigentlich ein Akronym. R steht für redundant, O für obsolet und T für trivial. Und die Wahrheit ist, dass ein Großteil der Dinge, mit denen wir täglich zu tun haben, eigentlich ROT ist.

Eine gute Governance in Form von Aufbewahrungsrichtlinien kann Ihnen dabei helfen, diese Dinge zu sichten und zu sagen, dass wir sie für eine bestimmte Zeit aufbewahren müssen, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen oder unsere Rechte zu schützen. Dies sind die Dinge, die wir nicht aufbewahren müssen. Und bei diesen Aufbewahrungsregeln geht es auch darum, dass Sie sie kennen, dass alle Ihre Mitarbeiter sie kennen, damit sie ihren Posteingang oder ihr OneDrive täglich verwalten können. Es geht auch darum, diese Regeln in Ihre digitalen Systeme zu integrieren, in denen Ihre Unterlagen aufbewahrt werden.

Und das ist die Art von Sache, bei der Metataxis mit vielen unserer Kunden zusammenarbeitet, indem wir ihnen helfen, eine gemeinsame Plattform zu finden, die viele Leute benutzen. Microsoft hat ein Compliance-Tool namens Purview, mit dem Sie Aufbewahrungsetiketten entwickeln können, die Sie dann automatisch auf die Informationen anwenden können, die Sie in SharePoint, in OneDrive und sogar in Outlook haben, wenn Sie Ihre Klassifizierung und Kategorisierung von Aufzeichnungen gut eingerichtet haben.

Ich denke also, dass ein regelmäßiges und routinemäßiges Entsorgungsprogramm, das Ihnen dabei hilft, den ganzen Müll loszuwerden, Ihnen wirklich dabei helfen kann, nicht nur die Kosten zu senken, sondern auch das Problem der digitalen Überlastung zu bewältigen.

Keith Seymour: Ich glaube, einer der Gründe für die Zunahme des digitalen Mülls und dafür, dass die Dinge aus dem Ruder laufen, ist die Cloud-Speicherung. Ich glaube, die Leute sagen, dass alles in der Cloud ist und dass es fast wie eine Lizenz ist, alles zu speichern. Aber wie wir alle wissen, steckt hinter der Cloud auch eine physische Realität. Ich denke, dass sich der Energieverbrauch von Rechenzentren in den nächsten Jahren verdoppeln wird, wie die meisten Studien zeigen. Und wie Siobhan schon sagte, sobald man KI ins Spiel bringt und diese auf alles anwendet, was man hat. Der Energie-, Speicher- und Kühlungsbedarf wird schnell aus dem Ruder laufen. Die Unternehmen müssen also unbedingt ihre elektronischen Dateien kontrollieren und in der Lage sein, sie zu gegebener Zeit zu überprüfen und zu löschen. Ich denke, dass ein Teil des Problems oder ein Teil davon durch die Einführung vorübergehender digitaler Prozesse verursacht wurde. Und, um noch einmal auf COVID zu verweisen, ich denke, dass schlechte digitale Praktiken in dieser Zeit ihren Höhepunkt erreicht haben. Denn ich denke, dass der Zugang Vorrang vor dem Prozess hatte und dass man ein wenig kurzfristig dachte. Anstatt also Dinge wie eine ordentliche Software für die digitale Post oder ein ordentliches System für die Verwaltung elektronischer Dokumente zu haben, fingen die Leute an, zu scannen und PDFs an E-Mails anzuhängen, und dann ist plötzlich alles unkontrolliert und es gibt mehrere Versionen derselben Sache. Und dann die lokale Speicherung, die Cloud-Speicherung ... keine Kontrolle über die Authentizität, keine Möglichkeit zu beweisen, dass man tatsächlich mit Dingen wie GDPR konform ist, und dass man Dinge löscht, wenn man es sollte, denn wer weiß, wie viele andere Versionen es von denselben Dateien gibt.

Ich denke, dass wir den physischen Müll etwas besser in den Griff bekommen haben, auch wenn ich immer noch denke, dass es wahrscheinlich Tausende von Kartons mit Schuhen, Tennisschlägern und Broschüren aus den 1980er Jahren gibt. Das ist alles in Kisten, für die die Leute Monat für Monat Lagergebühren zahlen. Aber ich denke, wir müssen wirklich umdenken und genauso streng sein, wenn es um den digitalen Müll geht.

Moderator: Was die Verpflichtungen zu diesem Thema angeht, also die Einhaltung, was ist mit der Einhaltung? Wie können Unternehmen die Einhaltung der Vorschriften mit betrieblicher Effizienz in Einklang bringen? 

Siobhan King:  Es ist wahrscheinlich offensichtlich, was ich darüber denke... Ich denke, dass die Einhaltung der Vorschriften oft gegen die betriebliche Effizienz ausgespielt wird, als ob es ein Nullsummenspiel wäre und es nur einen Gewinner geben könnte. Aber ich glaube, das ist nicht ganz fair. Ich denke, dass Records Management und Information Governance oft nicht nur dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Sie können auch die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern.

Wir haben vorhin über einige Beispiele gesprochen, die zeigen, wie sich die digitale Überlastung auf Ihre Kollegen und Mitarbeiter auswirkt, wenn sie versuchen, ihre tägliche Arbeit zu erledigen.

Ich denke, dass die Records- und Information-Governance die Möglichkeit bietet, die Effizienz zu verbessern und die Prozesse zu straffen und sie auf das absolute Minimum zu reduzieren, das man braucht, um die Vorschriften einzuhalten, aber auch, um effektiv arbeiten zu können. Und ich glaube, dass diese Dinge das tägliche Leben der Menschen verbessern, weil man weniger Zeit damit verbringen muss, Unmengen von Informationen zu durchsuchen, um die eine Erkenntnis zu finden, von der man hofft, dass sie die richtige ist.

Oder um Vertrauen in die Entscheidungen zu haben, die Sie als Unternehmen treffen, denn was ist, wenn Sie sich auf alte Daten oder alte Informationen stützen, die nicht mehr relevant sind? Wie bei den Versionen, Keith, von denen du sprichst, was ist, wenn du das falsche Dokument in die Hand genommen hast und unterschiedliche Versionen verwendest? 

Wenn wir also mit Kunden zusammenarbeiten, werden wir hinzugezogen. Manchmal liegt der Schwerpunkt auf der Einhaltung von Vorschriften, und sie sagen, wir wollen unsere Information Governance verbessern, damit wir unsere Rechenschaftspflicht verbessern können. Und auf dem Weg dorthin finden wir Verbesserungen für ihre Prozesse. Manchmal werden wir auch gebeten, uns die Informationsarchitektur anzuschauen, was so viel heißt wie: Wie sind die Informationen strukturiert?

Und auf dem Weg dorthin kümmern wir uns um die Einhaltung der Vorschriften. Wenn wir mit Kunden zusammenarbeiten, geht es also nie nur um das eine oder das andere. Wir tendieren dazu, beide Dinge gleichzeitig zu betrachten.

Moderator: Okay. Ich habe noch eine weitere Frage, die sich auf die Pandemien bezieht, auf die wir am Ende immer wieder zurückkommen. Aber letztendlich hat sich die Situation dramatisch verändert. Ich meine, es gibt viele Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, verschiedene Arbeitsplatzumgebungen und so weiter. Und ich würde gerne wissen, wie sich diese neuen Trends, diese Arbeitsplatztrends wie z. B. hybrides Arbeiten usw. aus der Sicht des Records Management auf den Bereich des Records Management auswirken? 

Siobhan King: Um auf das zurückzukommen, was Keith vorhin über die Pandemie gesagt hat, über die Eile, das unmittelbare Problem anzugehen, ist genau das, was wir gesehen haben, insbesondere mit der Einführung von Microsoft Teams, das viele Unternehmen als ihre Antwort auf eine Plattform für die Online-Zusammenarbeit ansehen, die es ermöglicht, Besprechungen abzuhalten, Aufzeichnungen zu führen und alles Mögliche zu tun.

Und in dieser Eile, ja, Keith, da haben Sie völlig Recht. Die Leute waren damit beschäftigt, das VPN einzurichten und dafür zu sorgen, dass die Sicherheit und die Berechtigungen stimmten, dass jeder darauf zugreifen konnte und dass die Teams funktionierten. Sie haben nicht wirklich darüber nachgedacht, wie sie die Team-Sites strukturieren würden. Und wir haben festgestellt, dass es in diesem Bereich ziemlich viel Wildwuchs gibt. Die Leute haben überall Berge von Team-Sites, ohne sich wirklich darüber im Klaren zu sein, was ihr Zweck ist und wer daran beteiligt sein soll. Die Mitarbeiter unserer Kunden beschweren sich darüber, dass sie Hunderte von Teams haben, in denen sie Mitglied sind, und dass sie nicht wissen, warum sie dort sind.... Es ist also wirklich ein Mangel an Information Governance, den wir im Bereich des Records Management und der Information Governance feststellen, und das schon seit ein paar Jahren.

Die Leute kommen zu uns und fragen, wie wir das in den Griff bekommen und wie wir es besser verwalten können. Es ist also eine Menge Aufklärungsarbeit nötig, um herauszufinden, wie wir mit all dem Zeug umgehen, das in der alten Umgebung vorhanden ist und das sich eher unkontrolliert und organisch entwickelt hat. Und wie können wir vielleicht ein Zielbetriebsmodell entwickeln, das viel strukturierter und einfacher zu befolgen ist, auf das Sie umsteigen können.

Die Zersiedelung der Landschaft ist also definitiv eines der Dinge, die wir gesehen haben. Aber ich denke auch an mindestens einen Kunden, bei dem die Umstellung von Papier auf digitales Material ziemlich abrupt erfolgte und der immer noch damit kämpft, wie er mit der Tatsache umgehen soll, dass die Mitarbeiter während der Pandemie von zu Hause aus gearbeitet haben.

Und dann ist da noch die Sache mit der Nachsorge, bei der die Papierunterlagen der Organisation jetzt bei den Leuten zu Hause liegen. Auch hier geht es um Governance und darum sicherzustellen, dass es klare Richtlinien für die Mitarbeiter gibt, was mit den Unterlagen aus der Zeit vor der Pandemie geschehen soll.

Aber es geht auch darum, Ihren Mitarbeitern Lösungen anzubieten, wie sie mit diesen Kisten verfahren sollen, die ich hier habe. Und ja, Keith, die Digitalisierung ist ein Teil davon, wenn es darum geht, einen klaren Digitalisierungsprozess zu haben und dafür zu sorgen, dass dieser Prozess gut verwaltet wird.

Keith Seymour: Auf jeden Fall. Ich denke, das ist wahr. Ich denke, dass es beim hybriden Arbeiten auch eine Art Immobilienaspekt gibt. Wissen Sie, ich denke, die Leute sind seltener im Büro, die Unternehmen brauchen weniger Platz, und in ein paar Jahren bieten sich Möglichkeiten, den Mietvertrag zu kündigen. Viele unserer Kunden führen derzeit große Immobilienprojekte durch. Sie ziehen also entweder um, und ein Umzug bedeutet in der Regel eine Verkleinerung, Sie wissen schon, all ihre Mängel bei der Untervermietung und ihre Renovierung. Ich denke, die Untersuchungen von Leuten wie Leesman und JLL zeigen, dass fast die Hälfte aller Unternehmen weltweit in den nächsten Jahren ihre Fläche verkleinern werden.

Es handelt sich also um einen Trend, der nicht nur vorübergehend ist. Und ich denke, dass das Nettoergebnis für uns in der Dienstleistungsbranche darin besteht, dass der Raum für Dienstleistungen und der Raum für die Lagerung eine sehr niedrige Priorität in den neuen Gebäudeplänen hat, wenn Sie wissen, was ich meine. Alles, was wir also im Zusammenhang mit der Digitalisierung oder der Auslagerung von Dingen tun können, wird den Menschen massiv dabei helfen, diese Art von kleinerer Bürofläche zu realisieren.

Und ich denke, der zweite Punkt ist, wie Siobhan gerade gesagt hat, dass die Leute von zu Hause aus arbeiten und sie früher einfach eine Kiste mit Akten aus einem Laden vor Ort oder aus einem Lagerhaus zurückrufen konnten. Aber sobald die Dinge zu den Leuten nach Hause geliefert werden, ist das ein anderes Szenario, was die Kosten, sogar die Kosten für den Kurierdienst betrifft. Und dann gibt es da noch die Probleme mit der Datensicherheit, wenn man Leute mit sensiblen Kundendateien hat und das Leben im Haus. 

Ich denke, das hat zu einer Nachfrage und Akzeptanz von digitalen Akten geführt. Wie Siobhan schon sagte, werden Dinge wie das Scannen auf Abruf in der hybriden Welt zur Norm oder sind sicherlich genauso verbreitet wie die traditionellen Abrufe von Kisten, die wir bisher gesehen haben.

Moderator: Ich denke, man kann an dieser Stelle sagen, dass Information Governance heute zu einem wichtigen Thema für Unternehmen geworden ist, aber es wäre gut zu wissen, was die wesentlichen Grundsätze sind, die Unternehmen befolgen sollten, um sicherzustellen, dass die Daten sicher und zugänglich sind und natürlich richtig verwaltet werden. 

Siobhan King: Ich betrachte dies als eine Frage der Menschen und nicht der Technologie. In der Vergangenheit gab es die Tendenz, die Verwaltung von Aufzeichnungen so zu betrachten, dass man einfach ein paar Daten besorgt, und damit ist die Verwaltung für uns erledigt. In Wirklichkeit müssen Sie aber für die Verwaltung sorgen, und zwar von der Vorstandsebene bis hinunter zu den Mitarbeitern, die für die operative Seite der Dinge zuständig sind.
 
Und Rechenschaftspflicht ist der absolute Schlüssel. Es hat keinen Sinn, eine ganze Reihe von Richtlinien und Kontrollen für die Sicherheit und Aufmerksamkeit zu haben, wenn es niemanden gibt, der kontrolliert, ob sie auch eingehalten werden. Für mich ist die Verantwortlichkeit für die Informationsverwaltung sehr wichtig. Das ist der Bereich, in dem wir sehen, dass Information-Governance-Programme nicht funktionieren oder sogar scheitern, weil es an Rechenschaftspflicht, Überwachung und Berichterstattung mangelt.

Und noch etwas möchte ich sagen: Wenn Sie ein Information-Governance-Programm einrichten, ist es wichtig, dass die Rollenverteilung stimmt. Sie brauchen also eine Gruppe von Personen, die für die Entscheidungsfindung verantwortlich sind, und sie müssen diese Entscheidungen zeitnah treffen. 

Und sie müssen wiederum jemandem gegenüber rechenschaftspflichtig sein, der letztlich an der Spitze des Unternehmens auf C-Suite-Ebene steht. Und dann brauchen Sie noch eine Gruppe von Leuten, die dafür verantwortlich sind, dass die Dinge geschehen und dass die Abläufe funktionieren. Wenn eines dieser beiden Dinge fehlt, wird nichts passieren. 

Ich denke, dass SPS und Metataxis in diesem Punkt sehr gut zusammenpassen. Denn Metataxis befasst sich mit der Governance-Perspektive und der Perspektive der Entscheidungsfindung. Ich habe das Gefühl, dass SPS eher auf der Umsetzungsebene arbeitet und sicherstellt, dass die Abläufe mit den Erwartungen übereinstimmen.

"Man kann die besten Richtlinien und Verfahren der Welt haben, aber wenn die Leute nicht wissen, wo sie sind, keinen Zugang zu ihnen haben und sie nicht nutzen, dann sind sie irgendwie bedeutungslos." - Keith Seymour

Keith Seymour: Ja, ich denke, was Sie über die Verantwortlichkeit gesagt haben, ist für mich der Schlüssel. Wenn Sie als Kunde die Verantwortung für die Aktenverwaltung haben, sind Sie meiner Meinung nach für die Systeme verantwortlich, die Sie einführen. Sie sind dafür verantwortlich, dass all diese Unterlagen die Kernfunktion des Unternehmens unterstützen. Sie sind für die Dienstleistungen verantwortlich, egal ob es sich dabei um externe Anbieter oder ausgelagerte Teams vor Ort handelt oder wo auch immer sie eingesetzt werden. Aber vor allem sind Sie, wie Shioban sagte, für die Rechenschaftspflicht und die Verantwortung verantwortlich.

Sie können die besten Richtlinien und Verfahren der Welt haben, aber wenn die Leute nicht wissen, wo sie sind, keinen Zugang zu ihnen haben und sie nicht nutzen, dann sind sie irgendwie bedeutungslos. Es kommt also darauf an, dass die Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden und dass sie all dies im Blick haben. Ein weiterer guter Ansatz ist es, mit einem Risiko zu beginnen und ein wirklich gutes Risikobewertungsverfahren zu haben. Wenn Sie also das Risiko eines Diebstahls oder eines Verlusts, eines unbefugten Zugriffs oder von Ungenauigkeiten oder Risiken bei der Datenübertragung oder bei der Informationssicherheit untersuchen..... Wenn man von diesem Punkt ausgeht und dann überlegt: Okay, welches Risiko besteht hier? Wie können wir es abmildern? Wie sieht der Prozess aus? Unterstützt der Prozess diese Art von Arbeit, die fast vom schlimmsten Fall ausgeht? Das kann ein solider Ansatz sein, der sicherstellt, dass es im weiteren Verlauf keine Probleme gibt.

Moderator: Okay, dann kommen wir jetzt zur letzten Frage: Wie sehen Sie die Zukunft des Informationsmanagements, insbesondere im Hinblick auf die wachsende Bedeutung von KI und Automatisierung in der Datenverarbeitung?

Siobhan King: Ja, ich denke, dass KI sehr vielversprechend ist, sowohl für unsere Kollegen, die täglich mit Aufzeichnungen arbeiten, als auch für die Praktiker, denn wir haben über digitalen Müll und Verrottung gesprochen und über die Tatsache, dass wir eine wachsende Anzahl von Informationen und Aufzeichnungen haben, die wir kategorisieren müssen, damit wir sie kontrollieren und sicherstellen können, dass sie sicher sind und für die richtige Zeit aufbewahrt werden. Aber es sind einfach so viele Daten. Und es ist unmöglich, dass ein Mensch oder sogar ein Team von Menschen - glauben Sie mir, ich habe es versucht - all diese Daten überprüfen kann. Und hier kann uns die KI vielleicht helfen, indem sie uns einen Teil der harten Arbeit abnimmt, indem sie zumindest ein SIFT der ersten oder zweiten Ebene durchführt, um herauszufinden, was dies ist und welchen Wert es hat. Können wir es loswerden? Es gibt natürlich einen Bedarf, ich habe es als SIFT erwähnt, also denke ich, dass es ein menschliches Element geben wird, um zu sagen: „Okay, wir schauen uns die Ergebnisse des SIFT an und sagen, okay, das ist die Entscheidung, die wir dafür treffen müssen, oder das ist die Entscheidung, die wir dafür treffen müssen“.

Ich denke, dass KI uns als Archivverwalter möglicherweise dabei helfen kann, mit all dem ROT umzugehen, das wir auf irgendeine Weise analysieren müssen. 

Keith Seymour: Auf jeden Fall. Ich denke, wir sehen auch, dass unsere Kunden bereits Dinge wie fortschrittliche Datenanalyse nutzen, um Aufbewahrungs- und Vernichtungsberichte zu erstellen. Früher dauerten diese Dinge tagelang und manuelle Nachforschungen und Querverweise. Jetzt können diese Dinge in wenigen Minuten erledigt werden. Und dann können die Kunden sicher sein, dass sie die Materialien zum frühestmöglichen Zeitpunkt entsorgen und nicht mehr für sie bezahlen müssen. Aber ich denke, die wichtigste Veränderung durch KI, und das ist vor allem das, worüber Siobhan gesprochen hat, betrifft die Zugänglichkeit und das Auffinden von Informationen. Aber wenn man an all die Daten denkt, die in einem Archiv vorhanden sind, und daran, dass die meisten davon völlig unstrukturiert sind, dann verändert die Fähigkeit, diese Inhalte intelligent zu durchsuchen, den Kontext und die Nuancen zu nutzen und diese zusätzlichen Aufforderungen und Regeln einzubringen, von denen Siobhan gesprochen hat, und unterschiedliche Terminologie zu verstehen, alles.

Aber es muss doch digital sein, oder? Man kann diese ganze KI nicht einfach auf ein Lager voller Kisten werfen. Und als wir vorhin über die Hindernisse sprachen, waren die Kosten immer ein großes Hindernis, nicht wahr? Und oft sind die Kosten für eine große Entdeckung bei einem Scanprojekt im Vergleich zu einer langfristigen Lagerung nicht so hoch, dass sich die Leute dazu entschließen könnten, das zu tun. Ich glaube aber, dass der Wert der Daten, den man mit Hilfe von KI erschließen kann, plötzlich die Investitionsrendite entscheidend verändern kann. Und ich denke, dass wir in den nächsten Jahren sehen werden, dass dies Digitalisierungsprojekte in einem Ausmaß auslösen wird, wie wir es noch nie zuvor gesehen haben. 

Moderator:  Okay, perfekt. Nun, das war's für die heutige Folge. Vielen Dank an Siobhan und Keith, dass sie bei uns waren und uns erklärt haben, wie Records Management in der heutigen Welt wirklich aussieht. Vielen Dank!