RECHTSSICHER.
Die Zukunft der rechtssicheren Digitalisierung
Gemäß § 7 des Bundes-E-Government-Gesetzes (EGovG) dürfen Bundesbehörden Papierdokumente nach der Übertragung in die elektronische Akte durch eine digitale Wiedergabe ersetzen und vernichten. Hierfür müssen gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Aktenführung und zur medienbruchfreien Verarbeitung erfüllt werden, um Papierdokumente rechtssicher in digitale Formate zu überführen. So dürfen nach § 110a SGB IV und den Gesetzen rund um die E-Akte Papierdokumente nur dann vernichtet werden, wenn das ersetzende Scannen rechtsverbindlich anerkannt ist.
Eine Antwort auf die Frage, wie die Anforderungen an Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit dieser Dokumente gewahrt bleiben können, wenn die Originale vernichtet werden, liefert die TR-RESISCAN (BSI TR-03138). Die technische Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert Anforderungen an das revisionssichere Scannen und stellt sicher, dass gescannte Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar
und beweissicher digital archiviert werden können. Die TR-RESISCAN gewährleistet damit nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch dass digitale Kopien als Beweismittel, beispielsweise in Verfahren, akzeptiert werden. Zudem stellt die TR-RESISCAN sicher, dass Scans vor Manipulation geschützt und ihre Verarbeitung protokolliert wird und erfüllt damit die Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit von besonders sensiblen Datenarten (§ 35 SGB I, Art. 9 DSGVO).
Herausforderungen bei der Umsetzung
Technische Anforderungen hinsichtlich geeigneter Hard- und Software
Definition klarer Scan- und Prüfprozesse
Prozess zur Zertifizierungs- und Nachweisführung von Mitarbeitern
Audit und Dokumentationspflichten
Eine Zertifizierung zur revisionssicheren Digitalisierung nach BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Zum einen müssen technische Anforderungen hinsichtlich geeigneter Hard- und Software (zertifizierte Scanner und Archivsysteme) erfüllt und klare Scan- und Prüfprozesse definiert werden. Zum anderen müssen Mitarbeitende geschult werden und einen aufwändigen Prozess zur Zertifizierungs- und Nachweisführung durchlaufen. Hinzu kommt die Einführung von Audit und Dokumentationspflichten. Zudem ist eine Übergangsphase mit einer Parallelführung von Papier- und E-Akten erforderlich, bis das zertifizierte Scannen nach TR-RESISCAN flächendeckend implementiert ist.
Papierfrei und zukunftssicher mit SPS
SPS adressiert genau diese Herausforderungen: Unsere Lösung erfüllt nicht nur die Anforderungen der höchsten TR-Resiscan-Schutzklasse sondern verfügt über langjährige Expertise im hochvolumigen Inputmanagement. Die Bearbeitung von jährlich hunderten Millionen Papierbelegen stellt enorme Anforderungen an technische Infrastruktur, Personalplanung und Prozesssteuerung. SPS hat sich hier auch in Szenarien mit stark schwankender Auslastung als verlässlicher Partner bewährt. So wurden in den vergangenen drei Jahren mehr als 500 Millionen Seiten verarbeitet. Das TR-Resiscan-zertifizierte ersetzende Scannen ist ein zentraler Baustein für die digitale Transformation.