Auf Wirkung aus, nicht auf Geschwindigkeit

Im Laufe des vergangenen Jahres hat sich KI von einer Zukunftsvision zur Realität am Arbeitsplatz entwickelt. In vielen Unternehmen stellt sich nicht mehr die Frage, ob KI Auswirkungen haben wird, sondern wie schnell diese spürbar sein werden und wo sie den größten Mehrwert schaffen wird.

McKinsey berichtet, dass 92 % der Unternehmen planen, ihre Investitionen in KI in den nächsten drei Jahren zu erhöhen, und nur 1 % der Führungskräfte gibt an, dass ihr Unternehmen beim Einsatz von KI „ausgereift“ sei.

Diese Dringlichkeit ist verständlich. Die Technologien entwickeln sich rasant weiter, die Erwartungen steigen, und die Angst, etwas zu verpassen, ist deutlich spürbar. McKinsey berichtet, dass 92 % der Unternehmen planen, ihre Investitionen in KI in den nächsten drei Jahren zu erhöhen, und nur 1 % der Führungskräfte gibt an, dass ihr Unternehmen beim Einsatz von KI bereits „ausgereift“ sei.

Doch die Unternehmen, die am meisten von KI profitieren werden, sind nicht diejenigen, die jeder neuen Entwicklung hinterherlaufen. Es sind vielmehr diejenigen, die verstehen, wo es heute Reibungspunkte bei der Arbeit gibt, wo bessere Einblicke benötigt werden und wo Technologie den Menschen wirklich dabei helfen kann, bessere Leistungen zu erbringen.

Sich aus dem Rennen heraushalten

Eine der bedeutendsten Entwicklungen im Bereich der KI am Arbeitsplatz ist das rasante Wachstumstempo dieser Technologie. In den letzten drei Jahren haben immer mehr Unternehmen KI-bezogene Ziele festgelegt, KI-gestützte Arbeitsabläufe eingeführt und ihre Mitarbeitenden dazu ermutigt, sowohl allgemeine als auch fachspezifische KI-Tools zu nutzen.

Doch dieses Tempo verblasst im Vergleich zur Geschwindigkeit, mit der sich die KI weiterentwickelt. Die Technologie entwickelt sich stets schneller als die Bereitschaft der Unternehmen, sie zu übernehmen, doch die ständige Berichterstattung und die Faszination der Medien für die Entwicklung und die Auswirkungen der KI erzeugen ein Gefühl des Drucks und oft auch die Angst, etwas zu verpassen.

Führungskräfte müssen KI nicht als Wettrüsten betrachten. In der Praxis lassen sich die größten Gewinne selten dadurch erzielen, dass man als Erster das neueste Tool einsetzt. Tatsächlich geben nur 29 % der Unternehmen an, durch generative KI einen höheren ROI erzielt zu haben.

Der Mehrwert entsteht dadurch, dass Arbeitsabläufe und das sie unterstützende Technologie-Ökosystem gezielter neu gestaltet werden. Wenn ein Unternehmen versteht, wo Verzögerungen, Doppelarbeit, wenig wertschöpfende Verwaltungsaufgaben oder schlechte Benutzererfahrungen die Mitarbeitenden behindern, ist es in einer weitaus besseren Position, die Abläufe mit klarer Zielsetzung neu zu gestalten, anstatt KI einfach nur nachträglich in bestehende Abläufe zu integrieren.

Den Arbeitsplatz verstehen

Es ist wichtig, den tatsächlichen Einfluss von KI-Tools zu erkennen, da der Arbeitsplatz heute weitaus besser messbar ist als früher. Über Gebäude, Dienstleistungen, Supportanfragen, Belegungsmuster und Mitarbeitendenfeedback hinweg sammeln Unternehmen immer mehr Informationen. Und obwohl viele Unternehmen mittlerweile über eine Fülle an Daten verfügen, mangelt es ihnen gleichermaßen an Erkenntnissen.

Genau hier kann KI einen sehr praktischen Beitrag leisten. Sie kann dabei helfen, Muster aufzudecken, Zusammenhänge zwischen verschiedenen Datensätzen herzustellen und Probleme zu identifizieren, auf die Führungskräfte möglicherweise gar nicht geachtet hätten. Ein gutes Beispiel sind Betriebsdaten, die über mehrere Standorte und Systeme verteilt sind. Für sich genommen können diese Informationen zu fragmentiert und zu detailliert sein, um sie in großem Maßstab zu interpretieren. Mit KI können Teams beginnen, übergreifende Trends zu erkennen, beispielsweise wo Arbeitsabläufe ins Stocken geraten, warum Ressourcen ineffizient genutzt werden oder welche Verhaltensweisen vermeidbare Reibungsverluste verursachen.

KI ist in der Lage, diese Daten in etwas zu verwandeln, das für Führungskräfte besser sichtbar, umsetzbarer und letztlich wertvoller ist.

Da die Arbeitserfahrung zunehmend Aufmerksamkeit auf Vorstandsebene erhält, wird die Fähigkeit, den Mehrwert zu messen und zu erklären, immer wichtiger. KI ersetzt nicht das Urteilsvermögen der Führungskräfte, kann aber die Geschäftsargumente klarer machen. Sie kann Führungskräften dabei helfen, den Schritt von der Aussage „Wir glauben, dass dies wichtig ist“ hin zur Quantifizierung zu vollziehen, warum es wichtig ist und was als Nächstes geschehen sollte. Dies wird erreicht, indem der Wert in unstrukturierten Daten erschlossen wird – ein entscheidender Schritt, um evidenzbasierte Entscheidungen am Arbeitsplatz zu treffen.

Das Unverbundene verbinden

Ein weiterer Bereich, in dem KI einen Einfluss haben kann, ist die Fragmentierung. In vielen Unternehmen ist die Mitarbeitendenerfahrung nach wie vor auf unverbundene Systeme, uneinheitliche Arbeitsabläufe und mehrere Support-Ebenen verteilt. Dies führt zu Reibungsverlusten und Frustration bei den Mitarbeitenden – Gensler stellte beispielsweise fest, dass zwei Drittel der Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz „hacken“, um Leistungslücken auszugleichen.

Es geht nicht darum, schneller voranzukommen, weil sich die Technologie rasant weiterentwickelt, sondern darum, sie durchdacht einzusetzen – mit klaren Zielen und im Bewusstsein dafür, wie sie sich auf das gesamte Ökosystem auswirkt.

KI kann hier helfen, aber es ist wichtig, realistisch einzuschätzen, wie. Nur zu sagen, dass Ihre Arbeitsabläufe „KI-gestützt“ sind, behebt nicht automatisch isolierte Systeme oder eine schwache Prozessgestaltung. Was sie jedoch leisten kann, ist, die Erfahrung an der Benutzeroberfläche zu verbessern und den Mitarbeitenden die Interaktion über Agenten, Assistenten und intuitivere Schnittstellen zu erleichtern.

Zudem kann sie unstrukturierte Informationen besser nutzen, die in Tickets, Feedback-Kommentaren und anderen textlastigen Systemen enthalten sind, deren Analyse bisher schwierig war. In diesem Sinne kann KI als Brücke zwischen fragmentierten Erfahrungen und besserer Entscheidungsfindung fungieren. Dies hängt jedoch nach wie vor von strengen Kontrollen, einer soliden Governance und dem grundlegenden Engagement für die Schaffung eines effektiveren Arbeitsumfelds ab.

Die Auswirkungen erkennen

Für mich liegt darin die wahre Chance der KI am Arbeitsplatz. Es geht nicht darum, schneller voranzukommen, weil sich die Technologie rasant weiterentwickelt, sondern darum, sie durchdacht einzusetzen – mit klaren Zielen und im Bewusstsein dafür, wie sie sich auf das gesamte Ökosystem auswirkt. Der Einsatz von KI-Unterstützung, um Reibungsverluste zu beseitigen, Informationen in Erkenntnisse umzuwandeln und Arbeitserlebnisse zu schaffen, die einfacher, vernetzter und effektiver sind, bietet den Nutzern einen greifbaren Mehrwert.

Es wird weiterhin Unsicherheiten geben, und die Tools selbst werden sich ständig weiterentwickeln, aber Unternehmen müssen nicht unbedingt auf dem neuesten Stand der Technik sein, um voranzukommen. Es reicht aus, Klarheit darüber zu haben, wo der Mehrwert liegt, Vertrauen in die Probleme zu haben, die sie lösen wollen, und die Disziplin aufzubringen, KI so einzusetzen, dass sie zu besserer Arbeit beiträgt.