Zweck, Richtlinien, Technologie – das Toolkit für einen erfolgreichen Arbeitsplatz

Als ich mich kürzlich mit Kunden getroffen habe, haben sie mir meistens erzählt, dass es ganz oben auf ihrer Agenda steht, die Mitarbeiter wieder ins Büro zu holen. Diejenigen, die eine formelle Rückkehr ins Büro angeordnet haben, brauchen Hilfe dabei, das ihren Mitarbeitern zu erklären, und diejenigen, die noch keine Anordnung gemacht haben, wollen Verbesserungen sehen. Beide suchen nach der Antwort auf dieselbe Frage: Was wollen die Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz?

Die Antwort ist nicht einfach und beginnt damit, unsere Mitarbeiter zu verstehen. Erstens haben sich die Erwartungen der Mitarbeiter in den letzten Jahren grundlegend verändert. Sie haben erkannt, dass sie mit nur einem Bildschirm, einem Schreibtisch und etwas Ruhe und Frieden auch aus der Ferne erfolgreich sein können. Die Menschen haben sich daran gewöhnt, flexibel zwischen Zusammenarbeit und konzentrierter Arbeit zu wechseln – und das ohne die ständig steigenden Kosten für den Arbeitsweg.

Wie können wir diese Herausforderungen bewältigen? Indem wir einen klaren Rahmen für den Erfolg am Arbeitsplatz schaffen. Wir beginnen mit dem Zweck – wir klären genau, wozu der Arbeitsplatz da ist und warum er für die Mitarbeiter wertvoll ist. Als Nächstes legen wir eine Richtlinie fest und vermitteln den Mitarbeitern das Wissen, das sie benötigen, um die ihnen zur Verfügung stehenden Tools voll auszuschöpfen. Und schließlich steigern wir diesen Erfolg mit Technologie und verbessern so ein bereits erfolgreiches Modell kontinuierlich weiter.

Lassen Sie uns diese drei Schritte etwas genauer betrachten.

Ein zweckorientierter Arbeitsplatz

Unsere aktuelle Umfrage zum Thema „State of the Workplace” in Zusammenarbeit mit der WORKTECH Academy ergab, dass zwar 67 % der Führungskräfte der Meinung waren, dass ihr Arbeitsplatz ihren Bedürfnissen gerecht wird, aber nur 46 % der Nachwuchskräfte dies ebenfalls angaben.

Für viele von uns war das Büro immer einfach der Ort, an dem man gearbeitet hat. Ob es nun darum ging, Kunden zu treffen, Brainstorming-Sitzungen mit Kollegen abzuhalten oder ruhig am Schreibtisch zu arbeiten – das Büro war der Ort, an dem all das stattfand. Für einen modernen Arbeitsplatz trifft das nicht mehr ganz zu.

Die meisten von uns haben inzwischen Erfahrungen mit Remote- oder Hybridarbeit gesammelt, und einige jüngere Mitarbeiter kommen vielleicht sogar zum ersten Mal ins Büro. Ihr Arbeitsplatz kann nicht mehr der einzige Ort sein, an dem gearbeitet wird – sein neuer Zweck ist es, der beste Ort zum Arbeiten zu sein.

Die Schaffung einer optimierten Arbeitsumgebung bedeutet, den vielfältigen Erwartungen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Das bedeutet ruhige Räume zum Konzentrieren, Pausenräume zum Austausch oder Besprechungsräume für die Zusammenarbeit – sogar unter Berücksichtigung von Neurodiversität oder anderen besonderen Anforderungen, für die die Menschen zu Hause vielleicht ausgerüstet sind, die das Büro jedoch vor größere Herausforderungen stellen.

Das Einholen von Mitarbeiterfeedback kann Aufschluss darüber geben, welche dieser Bereiche erfolgreich sind und wer sie als unterstützend oder mangelhaft empfindet. Unsere kürzlich gemeinsam mit der WORKTECH Academy durchgeführte Umfrage zum Thema „State of the Workplace” ergab beispielsweise, dass zwar 67 % der Führungskräfte der Meinung waren, dass ihr Arbeitsplatz ihren Bedürfnissen entspricht, aber nur 46 % der Nachwuchskräfte dies ebenfalls sagten. Diese Diskrepanz hängt eng mit einem weiteren Schlüsselfaktor für einen erfolgreichen Arbeitsplatz zusammen: der Unternehmenspolitik.

Klare Richtlinien stärken die Mitarbeiter

Eine erfolgreiche Unternehmenskultur beginnt an der Spitze eines Unternehmens. Aber während leitende Angestellte möglicherweise ein umfassendes Verständnis der ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen und Einrichtungen haben, wird dieses Wissen möglicherweise nicht weiter nach unten in der Hierarchie weitergegeben. Eine klare Richtlinie oder Arbeitsweise hilft dabei, zu verdeutlichen, wie die Führungskräfte sich die Arbeit der Mitarbeiter vorstellen, sie über die Gründe für getroffene Entscheidungen aufzuklären und sie zu befähigen, die ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge zu nutzen.

Beispielsweise kann hybrides Arbeiten für diejenigen im Büro schwieriger sein, wenn Teilnehmer an Remote-Meetings ihre Kamera nicht einschalten oder sich die Mitarbeiter vor Ort um einen einzigen Laptop-Bildschirm drängen. Indem in der Richtlinie festgelegt wird, dass die Teilnehmer an Meetings ihre Kamera einschalten müssen, und indem genügend Räume mit größeren Bildschirmen als hybride Meetingräume zur Verfügung gestellt werden, können alle Nutzer von einer reibungsloseren Erfahrung profitieren.

 “Ein Arbeitsplatz, der seinen Zweck klar definiert, dies in Richtlinien festschreibt und seinen Erfolg durch Technologie steigert, wird zu einem Arbeitsplatz, von dem die Mitarbeiter profitieren.

Eine gut kommunizierte Richtlinie trägt auch dazu bei, dass sich die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsumfeld verbunden fühlen – so als würde man ihnen vertrauen, dass sie selbst entscheiden können, wie sie ihre Ziele am besten erreichen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht die Geschäftsleitung um Erlaubnis bitten oder die Business-Services-Teams nach den Funktionen einer Software fragen müssen. Stattdessen können sie sich darauf konzentrieren, ihre Arbeit zu erledigen und Mehrwert zu schaffen.

Technologische Evolution – keine Revolution

Angesichts der zunehmenden Nutzung von KI ist es vielleicht am wichtigsten, dass Richtlinien auch entscheidend dazu beitragen, die Mitarbeiter über neue Technologien auf dem Laufenden zu halten. Die meisten KI-Initiativen scheitern nicht aufgrund ihrer Funktionalität, sondern aufgrund einer Wissenslücke innerhalb des Unternehmens. Richtlinien spielen eine entscheidende Rolle bei der Demokratisierung der KI-Nutzung – statt nur Entscheidungsträgern von KI profitieren zu lassen, erhöht die Schulung aller Mitarbeiter den Wert, den die Technologie bieten kann.

Das Erste, was man über KI und Technologie am Arbeitsplatz verstehen muss, ist, dass sie nicht dazu da ist, um Probleme zu übertünchen. Ein ineffektiver Arbeitsablauf bleibt auch dann ineffektiv, wenn man Technologie einführt. Sobald ein Arbeitsplatz Einrichtungen bietet, die die Mitarbeiter nutzen möchten, und die Menschen klar verstehen, wie von ihnen erwartet wird, dass sie arbeiten, kann Technologie eingeführt werden, um einen bereits erfolgreichen Ansatz zu optimieren.

Der Zweck von Innovation besteht in erster Linie darin, Reibungsverluste am Arbeitsplatz zu reduzieren und eine reibungslosere Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Dies wird durch Lösungen wie virtuelle Check-ins, intuitive Raum- und Schreibtischbuchungssysteme, digitale Poststellen und generative KI-Unterstützung erreicht. Bei all dem liegt der Schwerpunkt der Lösung auf der Verbesserung der Benutzererfahrung, nicht auf ihrer Neugestaltung. Besucher erhalten weiterhin einen QR-Code, um sich in einem Büro anzumelden, aber da dies virtuell geschieht, entfällt das Anstehen. Die Mitarbeiter haben weiterhin die gleichen Aufgaben zu erledigen, aber durch KI-Schulungen und -Zugang können sie generative Tools nutzen, um produktiver zu werden. Es handelt sich um eine Evolution, nicht um eine Revolution.

Fahrplan zum Erfolg

Ein Arbeitsplatz, der seinen Zweck klar definiert, diesen in Richtlinien festschreibt und seinen Erfolg durch Technologie steigert, wird zu einem Arbeitsplatz, von dem die Mitarbeiter profitieren. Sie fühlen sich unterstützt und gestärkt und verstehen, warum sie sich die Zeit nehmen sollten, ins Büro zu kommen, anstatt von zu Hause aus zu arbeiten. Die Mitarbeitererfahrung hat oberste Priorität, wenn wir die Anwesenheit im Büro und die Produktivität steigern wollen, und die Betonung von Zweck, Richtlinien und Technologie ist der Wegweiser, um dieses Ziel zu erreichen.