Optimierung von Abläufen durch Cloud-Automatisierung
Nov 25, 2024
Wie viele große Organisationen hatte auch der Essex County Council mit veralteten Systemen für die Verwaltung wichtiger Bereiche wie Finanzen, Personalwesen und Kundenbeziehungsmanagement zu kämpfen. Diese Altsysteme wurden immer schwieriger zu warten und erforderten einen erheblichen manuellen Arbeitsaufwand, insbesondere bei der Bearbeitung von Tausenden von Dokumenten pro Monat, von Rechnungen bis hin zu vertraulichen Pflegebriefen.
HERAUSFORDERUNGEN MIT ALTSYSTEMEN
Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die remote oder außerhalb des Unternehmens arbeiteten, hatten Schwierigkeiten bei der Ausführung von Routineaufgaben wie dem Drucken von Dokumenten. Dies war nicht nur unbequem, sondern führte auch zu Ineffizienzen. Rund 30 % der Postsendungen des Councils waren aufgrund falscher Weiterleitung oder wertloser Rechnungen unnötig, was zu zusätzlicher Arbeitsbelastung und Kosten führte.
Der Essex County Council erkannte die Notwendigkeit eines effizienteren Ansatzes und wandte sich an seinen bewährten Partner SPS, um seine Prozesse zu modernisieren.
Eine cloudbasierte Überholung
SPS startete das Projekt mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe des Rates. Mithilfe cloudbasierter Tools zentralisierte SPS die Dokumenten- und Datenverwaltung in einem einzigen Hub. Diese Umstellung ermöglichte intelligente Entscheidungen in Echtzeit und entlastete die internen Teams von Essex County, ohne den täglichen Betrieb zu stören.
Mit diesen neuen Funktionen konnte SPS unnötige Postsendungen vermeiden, Dokumentformate standardisieren und flexiblere Optionen für die Mitarbeiter einführen. So implementierte SPS beispielsweise eine Hybrid-Mail-Lösung, mit der die Mitarbeiter Dokumente von jedem Ort mit Internetverbindung aus drucken können, sodass sie nicht mehr ins Büro kommen müssen.
BEEINDRUCKENDE ERGEBNISSE
Die Änderungen brachten fast sofort erhebliche Vorteile mit sich. Der Stadtrat erzielte durch intelligentere Dokumentenweiterleitung, weniger Abfall und Zugang zu günstigeren Portokosten Einsparungen von 40 %. Dank der optimierten Prozesse und der verbesserten Überprüfbarkeit hatten die Verwaltungsteams mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Für Mitarbeiter, die häufig außerhalb des Unternehmens arbeiteten, wie z. B. Pflegekräfte, war das neue Hybrid-Mail-System eine bahnbrechende Neuerung. Es ermöglichte ihnen, notwendige Dokumente an geeigneten Orten auszudrucken, wodurch sie wertvolle Zeit sparten und ihre Aufgaben effizienter erledigen konnten.
Da der Gemeinderat ein hybrideres Arbeitsmodell einführt, hat sich Hybrid-Mail als wichtiger Faktor für eine flexiblere und agilere Belegschaft erwiesen.
Mit Blick auf die Zukunft setzen sich der Essex County Council und SPS für kontinuierliche Innovationen ein. Nach der Optimierung des ausgehenden Postverkehrs ist das nächste Ziel, ähnliche Effizienzsteigerungen für den eingehenden Postverkehr und die Druckfunktionen zu erzielen und damit die Voraussetzungen für weitere Verbesserungen in den kommenden Jahren zu schaffen.
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