Wie Records Management Ihre Mitarbeiter stärkt
SPS geht Partnerschaft mit Metataxis ein, um geschäftskritische Informationen zu verwalten
08.05.2025
Die Schaffung einer reibungslosen Mitarbeitererfahrung ist von entscheidender Bedeutung, da wir zur regulären Anwesenheit im Büro zurückkehren, und entwickelt sich zunehmend zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil – für SPS bedeutet dies, eine effiziente und reibungslose Umgebung zu schaffen, in der die Mitarbeiter unserer Kunden erfolgreich sein können. Der moderne Arbeitsplatz bietet einen klaren Vorteil, um dieses Ziel zu erreichen: die Fülle an Daten, die wir sammeln und speichern.
SPS verfügt über Erfahrung in der Nutzung geschäftskritischer Informationen und wir sind bestrebt, unser Fachwissen weiter auszubauen. Wir haben kürzlich in ein neues mehrstufiges Schulungsprogramm investiert, um die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter vor Ort zu verbessern, die regelmäßig mit physischen und digitalen Unterlagen umgehen. Außerdem wurden wir kürzlich bei den Change Awards 2025 in der Kategorie „Digitale Transformation” für unsere Arbeit zur Modernisierung der Dokumentenmanagement-Lösung für einen Kunden aus der Rechtsbranche ausgezeichnet. Wir wissen, dass Informationen für unsere Kunden von entscheidender Bedeutung sind, und manchmal bedeutet das, dass wir gemeinsam an der Entwicklung der besten Lösung arbeiten müssen.
Mike Ferris, Leiter der strategischen Beratung bei SPS, erklärt: „Das Risiko von Geldstrafen und Sanktionen aufgrund von Datenmissbrauch ist für unsere Kunden allgegenwärtig, und ein effektives Records Management ist für die Schaffung eines effizienten, konformen Arbeitsplatzes von entscheidender Bedeutung. Das bedeutet, einen Prozess zu schaffen, der robust, intuitiv und zukunftssicher ist, und manchmal ist das mit der Unterstützung externer Experten einfacher.“
Im Bereich der Aktenverwaltung ist der bevorzugte Experte von SPS der wichtige Partner und Berater für Informationsmanagement Metataxis. Das Team von Metataxis ist versiert darin, Unternehmen bei der Diagnose ihrer Herausforderungen im Bereich der Aktenverwaltung zu unterstützen, und kann den tatsächlichen geschäftlichen Nutzen einer besseren Datenkontrolle überzeugend aufzeigen.
„Informationen sind in erster Linie ein Gewinn für ein Unternehmen. Sie sind nicht nur das Gedächtnis Ihres Unternehmens“, sagt Siobhan King, Beraterin für Informationsmanagement bei Metataxis. „Heutzutage ist jeder ein Informationsmanager. Fast alle von uns greifen täglich auf Daten zu oder speichern sie, und wir arbeiten mit SPS zusammen, um eine Lösung zu entwickeln, die für alle funktioniert.“
Ihre Kollegin Noeleen Schenk, Direktorin bei Metataxis, fügt hinzu: „Die Daten, die Sie erstellen, empfangen und speichern, sind ein wichtiger Faktor für den Geschäftserfolg. Und mehr noch: Es gibt keinen Mittelweg – wenn Ihr Informationsmanagement Ihnen nicht hilft, dann behindert es Sie. Menschen, die Schwierigkeiten haben, auf wichtige Daten zuzugreifen, können keine richtigen Entscheidungen treffen und nicht effektiv arbeiten.“
Letztendlich haben verschiedene Geschäftsbereiche ihre eigenen Anforderungen an Informationen. IT-Teams, InfoSec, Compliance und Datenanalysten haben alle einzigartige Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen, um eine erfolgreiche Informationsmanagementlösung zu entwickeln. Die Zusammenarbeit mit jedem dieser Stakeholder ist eine der wertvollsten Kompetenzen von Metataxis.
„Unsere Aufgabe besteht darin, Prozessänderungen mit Fokus auf die Menschen durchzuführen“, sagt Noeleen. „Es gibt das Klischee, dass der Records Manager kommt und dem Rest des Unternehmens Vorschriften macht – aber es gibt keinen einheitlichen Ansatz, der für alle passt. Metataxis spricht mit Ihren Teams, um ihre individuellen Ziele zu verstehen und zu erfahren, was sie aus den von ihnen gespeicherten Informationen gewinnen möchten. Anschließend arbeiten wir mit SPS zusammen, um dies umzusetzen.“
Mike fährt fort: „Das Records Management wird oft als komplex angesehen, aber durch kontinuierliche kleine Verbesserungen – unterstützt durch fachkundige Beratung – lässt sich die Komplexität eines Projekts reduzieren. Sobald Ihre Mitarbeiter aufeinander abgestimmt sind und sich mit den bewährten Verfahren vertraut gemacht haben, steigt die Produktivität und sinken die Risiken. Wir haben festgestellt, dass die Zusammenarbeit mit Metataxis der beste Weg ist, um dies zu erreichen.“
Ein gemeinsames Ziel der Prozesse von SPS und Metataxis ist es, dem Kunden Vertrauen zu vermitteln. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, mit der sich Kunden wieder auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren können, weg von Verwaltungsaufgaben oder alltäglichen Dienstleistungen am Arbeitsplatz, um eine bessere Mitarbeitererfahrung zu schaffen.
„Wir wissen, dass wir erfolgreich waren, wenn die Nutzer eines neuen Systems mit ihrem Ansatz zufrieden sind“, fasst Siobhan zusammen. „Oft ist es für Kunden am schwierigsten zu verstehen, warum ihre derzeitige Methode umständlich ist und welche Chancen sie dadurch verpassen. Was sie von uns bekommen, ist Erfahrung, Wissen und die Gewissheit, dass sie auf dem richtigen Weg sind.“
Noeleen fasst zusammen: „Das beste Feedback, das wir von unseren Kunden erhalten, lautet: ‚Wir wissen jetzt, was zu tun ist‘. Eine effektive Lösung für das Records Management verschafft Ihnen einen besseren Einblick in Ihr Unternehmen, steigert die Effizienz und erleichtert Ihren Mitarbeitern die Arbeit. All diese Faktoren sind für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung, und wir vermitteln unseren Kunden das nötige Wissen, um diesen Erfolg zu erzielen.“
Durch die Zusammenarbeit mit Metataxis bietet SPS ein robustes Records-Management-Framework, mit dem Sie das Potenzial Ihrer gespeicherten Informationen maximieren können. Mit Expertenwissen in Verbindung mit der Konnektivität von SPS können Sie neue Effizienzsteigerungen erzielen und Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, intelligentere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
ÜBER METATAXIS
Metataxis wurde 2002 gegründet und ist ein etabliertes Beratungsunternehmen für Informationsmanagement. Sein Team aus erfahrenen Experten für Informationsmanagementarchitektur unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung, Organisation und Kontrolle ihrer wichtigsten Informationsressourcen, um den Unternehmenswert zu steigern. In den letzten 20 Jahren hat das Unternehmen über 300 Kunden aus dem öffentlichen, privaten und dritten Sektor unterstützt und eine breite Palette von Dienstleistungen im Bereich Informationsmanagement und Informationsarchitektur angeboten, darunter Beratung, Systemimplementierung und Schulungen.
Metataxis wird im Juni 2025 auf dem SPS Connected Workplace Summit in Großbritannien eine Diskussionsrunde zum Thema Records Management veranstalten. Die Veranstaltung findet in der Mercedes Benz World statt und bietet neben den spannenden Vorträgen, darunter auch der Keynote unserer Hauptrednerin Dame Inga Beale, auch Fahrten mit Mercedes-Benz-Fahrzeugen.
NEHMEN SIE KONTAKT AUF
SPS bietet umfassende Lösungen für die effiziente Organisation und Verwaltung Ihrer Geschäftsdokumente, von der Digitalisierung über die sichere Speicherung bis hin zum Abruf. Wenn Sie mehr über die SPS Enterprise Workplace Solutions erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte.
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